Infografía del profesor productivo: las 8 cualidades TIC

Os presento en una infografía las que, a mi juicio, son «Las 8 cualidades TIC de un profesor productivo» y que he publicado en mi blog «Ocho en punto» sobre organización personal y productividad. En el post original podéis encontrar algunos reflexiones adicionales y la infografía en distintos formatos de descarga.

Las 8 cualidades TIC de un profesor productivo

Docencia y productividad

Si hay un trabajo que debe preocuparse de gestionar bien la información, el conocimiento y los mejores métodos para transmitirlo, es la docencia. Continuar leyendo «Infografía del profesor productivo: las 8 cualidades TIC»

Si esto, entonces aquello: recopilando recursos de Internet con Twitter y Evernote

Lo que voy a contar le podrá parecer a alguno el colmo de la organización digital. Pero simplemente funciona.

Hace unos días me preguntaban en Twitter por qué incluyo el hashtag #wiki de vez en cuando en algunos de mis tweets.

 

La explicación es sencilla: se trata de «una marca» para aquellos artículos o recursos que encuentro en Twitter y que me interesa publicar en una wiki personal que empecé a construir a principio de curso.

Wiki

TwitterConsidero Twitter un canal de información muy efectivo. Allí reviso de un solo vistazo los titulares de noticias desde distintas fuentes de información, recibo opiniones de otros usuarios sobre los temas que me interesan y publico alguna idea o comparto algún recurso. Es el principal uso que le doy a esta popular red social.

Cuando alguno de los tweets que llegan a mi timeline me llama la atención por el motivo que sea, suelo marcarlo como favorito (Twitter incluye esta función, con la que posteriormente podemos revisar fácilmente aquello que hemos marcado con esta señal). Sin embargo, en muchas ocasiones llegan enlaces a artículos o a recursos que no solo quiero simplemente marcar, sino que además me interesa compartir en esta wiki personal donde intento organizar la casi infinita información digital que tratamos a diario.

EvernoteEn general, para todos los recursos interesantes que encuentro en Internet, sea vía Twitter u otros medios sociales, dispongo de una libreta de notas virtual en Evernote, llamada «Wiki». En ella voy añadiendo semanalmente diferentes anotaciones con los contenidos y enlaces de estos recursos que he ido descubriendo, normalmente en forma de lectura o de vídeos.

Evernote

Con el tiempo, este proceso de lectura y recopilación de recursos se ha vuelto sistemático, pero todavía era algo artesano. Así que para automatizar el proceso de «envío» de recursos interesantes de Twitter a Evernote, utilizo desde hace un tiempo una regla definida en IFTTT (If This Then That; Si Esto Entonces Aquello), un servicio en Internet que permite conectar distintas aplicaciones web (en el caso que nos ocupa: Twitter y Evernote) a través de reglas condicionales llamadas «recetas». El eslogan de este servicio: «Pon a Internet a trabajar para ti.»

IFTTTLa receta que cada día me hace la vida más fácil para recopilar lo que me interesa publicar en la wiki, simplemente «añade una nueva nota a una libreta de Evernote con nombre «wiki», con los contenidos de cada tweet que he compartido en Twitter con el hashtag #wiki y que enlaza algún recurso interesante».

De este modo, cuando semanalmente actualizo la wiki, simplemente tengo que recorrer las notas de la libreta «Wiki» en Evernote. Sé que allí está todo.

Twitter | www.twitter.com
Evernote | www.evernote.com
IFTTT | ifttt.com
Wiki personal | www.ebenimeli.org/wiki

Cómo empezar este curso con las TIC y no morir en el intento

En está ocasión he querido resumir algunos consejos, especialmente para profesores, pero que igualmente pueden servir para cualquiera que quiera lograr un poco de orden digital en su trabajo. Se me ocurren varias cosas (pequeñas cosas) que puedes empezar a hacer durante este primer mes de septiembre para entrar con buen pie en el “mundillo” de las TIC. Una pequeña acción, un pequeño hábito puede ser un buen comienzo para conseguir moverse como pez en el agua en la infinita lista de programas, plataformas y otros servicios de internet que van apareciendo a diario.

 

1. Deshazte de tu lápiz USB

Los lápices USB o pendrives parecen poseer la extraña propiedad de atraer todos los virus, y si no tomamos medidas, acaban infectando todo aquello que tocan. ¿Cuántas veces analizas con el antivirus tu lápiz USB? Probablemente nunca. De casa al trabajo y del trabajo a casa, intercambiamos todo tipo de virus. ¡Tira ya tu lápiz USB! (o regálaselo a algún incauto).

Este es un buen ejemplo de pequeña acción que seguro nos lleva a un gran cambio en nuestra forma de trabajar. Como regla general, se trata de utilizar el lápiz USB sólo como último recurso de emergencia, cuando ya no hay otra opción para copiar u organizar tus archivos; y te aseguro que la hay. Ya hace un tiempo que aparecieron servicios gratuitos en internet para la sincronización de archivos, como Dropbox, Ubuntu One o SugarSync. De esta forma podrás tener disponibles todos tus archivos en cualquiera de tus equipos, sea PC, portátil o móvil; y además, tendrás siempre una copia de seguridad siempre en Internet.

Y ordena tus archivos. Seguro que el 90% de los documentos que manejas a diario son en soporte digital. Antes de empezar el curso, dedica un buen rato a crear una buena organización de carpetas, con sentido común, práctica y sencilla; y sin demasiados niveles, esto es, carpetas dentro de carpetas…hasta el infinito. Evita esto último a toda costa.

2. Cuida tu correo electrónico.

Además de Aulas Virtuales y otras plataformas para el aprendizaje, el correo electrónico sigue siendo una de las herramientas de comunicación más utilizadas por profesores con alumnos y padres. Como si de cualquier circular o noticia en la web se tratara, es esencial cuidar todos los aspectos en la redacción del correo electrónico (aspectos de estilo y forma; la ortografía y gramática supondremos que es impecable…).

Probablemente dispones ya de una cuenta de correo electrónico que tu centro te ha proporcionado, del tipo usuario@micolegio.com. Asegúrate de incluir siempre una firma en cada uno de los correos electrónicos que envías. Es una cuestión de imagen. Al menos debe aparecer tu nombre completo, dirección de email, nombre, web y algún teléfono del centro. Todos los gestores de correo (Outlook, Thunderbird, Mail, etc.) cuentan con esta función, y también todos los servicios de correo webmail (GMail, Yahoo, Hotmail, etc.).

Si tu cuenta de correo electrónico, por motivos de comodidad o de espacio, está redirigida a otra cuenta de uso gratuito (es habitual GMail), configura convenientemente la cuenta para poder enviar siempre desde la dirección de correo del centro. Este último es un pequeño detalle que hay que cuidar; recibimos sin problemas los emails enviados a yo@micolegio.com, pero quizá estamos respondiendo al mensaje desde miusuario@gmail.com. Este es un error habitual (que responde a la pregunta: “¿por qué tienen mi dirección personal de email?”)

Finalmente: no olvides consultar nuevos mensajes, al menos una vez al día. Intenta adquirir el hábito.

3. Conoce la blogosfera de la educación

Suscríbete a varios blogs sobre educación y TIC, algunos de carácter general y otros de tu especialidad. La suscripción a blogs es una manera sencilla de estar al tanto de las novedades sobre recursos y actividades disponibles para aplicar las TIC en tu asignatura. Hay miles de blogs, y por tanto miles y miles de materiales que pueden ser de gran utilidad. También encontrarás reflexiones, experiencias y otros consejos como los que estás leyendo ahora mismo.

Para la suscripción, si ya dispones de una cuenta en GMail, puedes empezar con Google Reader. Busca en internet blogs sobre los temas que te interesan y organiza allí todas las lecturas. Y, créeme, la blogosfera de la educación es muy amplia; todo lo que necesitas está allí.

4. Organízate, como sea, pero… ¡organízate!

No importa qué método emplees para organizar tus tareas diarias. Simplemente busca y selecciona uno o construye el tuyo propio. Puede ser tan simple como una lista de tareas que puedas ir tachando, o tan completo (que no complejo) como conocidos métodos de productividad (GTD, ZTD, …).

Sea cual sea el método, propongo que experimentes con una versión digital del mismo. Es decir, si mantienes una simple lista de tareas, hazlo en un archivo de procesador de textos (MS Word, OpenOffice, Bloc de notas, etc.). Si te atreves con algún sistema de organización de eficacia probada, puede intentarlo con software o servicios web que permiten implementar estos métodos, como Remember The Milk (el que personalmente uso), Wunderlist, Things, etc. He probado todos ellos en distintos momentos, y son realmente buenos.

5. Prueba la agenda digital.

Ya he comentado en alguna ocasión las ventajas de gestionar nuestra agenda en la web, función que ofrecen conocidos servicios como Google Calendar. Cabe destacar la facilidad para añadir y modificar eventos, la posibilidad de combinar agendas, la opción de compartirla con otros usuarios en internet, recibir notificaciones, acceder desde nuestro móvil, integrarla con otros servicios (como de gestión de tareas), la opción de poder buscar eventos en nuestra agenda, etc.

Un paso importante en el uso de las TIC para el trabajo diario, y todo un avance en la organización personal, es el uso de una agenda en Internet. Y si el único inconveniente es no poder acceder a nuestros datos cuando no disponemos de conexión a internet, este es un asunto que ya está más que resuelto con muchos de los servicios que ofrecen la función de agenda.

6. Pon a punto tu portátil

Si vas a empezar a utilizar tu portátil en tus clases,  antes de empezar, asegúrate de que todo funciona. Es más que recomendable hacer un poco de limpieza en el sistema con cierta frecuencia, sea este un sistema Windows, Linux, Mac o cualquier otro. Y si tienes oportunidad de reinstalar todo el sistema, tu equipo lo agradecerá (un formateo es siempre la limpieza más efectiva). Es imprescindible que el sistema funcione a la perfección para que el uso de portátil en el aula sean todo ventajas.

Comprueba que tienes instalados todos los programas que puedas necesitar, al menos para las próximas semanas. Mantén el orden de tus archivos en tu equipo, al menos de los que te verás obligado a mostrar en clase. Tu escritorio es un reflejo de tu organización personal.

¿Tienes todos los cables necesarios para usar tu equipo en el aula? Comprueba días antes, si puedes, que el proyector funciona correctamente con tu portátil, que la resolución es la correcta y que las presentaciones y programas se muestran sin problemas. Si tu centro dispone de Wi-Fi, comprueba que tu equipo está correctamente configurado para acceder a Internet y que puedes establecer conexión de forma regular.

7. Networking… ¡conéctate!

Gran parte de lo que aprenderás a partir de ahora lo encontrarás leyendo en la web. No te quedes ahí; ve un paso más allá y participa activamente comentando en los blogs que has empezado a leer. Busca grupos e hilos de discusión en las redes sociales (Facebook, Google+, etc.) a los que te interese unirte y empieza a opinar, comentar y compartir. De eso se trata la Web 2.0. Leer y participar con frecuencia en los blogs, a la larga, produce el mismo efecto en muchos usuarios: acaban abriendo uno. Tú también puedes tener un blog.

Y si por momento el proyecto de blog se queda grande (no veo ninguna razón), nada te impide crear una cuenta en Twitter y compartir lo mismo en menos de 140 caracteres. Contacta con otros docentes y profesionales de la educación. Existen “listas en Twitter» que reúnen a cientos y miles de profesores con las mismas inquietudes que tú. Comparte, comparte y comparte.

8. Mete este año un pingüino en tu ordenador

Si no lo has hecho todavía, ya es hora: instala Linux en tu ordenador. Aunque no tengas intención de llevar a cabo ningún proyecto con él, ni utilizarlo para tu trabajo diario, instálalo. Desde luego, si no lo tienes, nunca tendrás la curiosidad de “jugar” un rato con él. Se suele empezar los primeros días navegando, luego manejando tus primeros archivos y, sin darte cuenta, con el tiempo terminarás haciendo prácticamente todas tus tareas con este sistema operativo libre. Para empezar recomiendo Ubuntu o un sistema similar.

(Nota: la mascota de Linux es TuX, un pingüino)

9. Paso a paso

Planifica lo que vas a aprender. En general, cuando profundizamos un poco en las TIC, nos muestran infinitas listas de programas y posibilidades, y es normal que no sepamos muy bien por dónde empezar, pensando que no seremos capaces de aprenderlas todas. Sencillo: haz una lista y empieza por la primera.

Paso a paso. Puedes empezar, por ejemplo, anotando en una lista un proyecto para cada mes. «En septiembre organizo mis archivos en internet» — me deshago de mi pendrive—, «en octubre resuelvo dudas sobre el procesador de textos«, «en diciembre me atrevo a usar Linux« (que previamente has instalado a principio de curso) para algunas tareas, como navegar y escribir algunos documentos, «en enero centro mi atención en recursos y uso de la Pizarra Digital Interactiva» (PDI), «en febrero asisto a algún curso de formación por cuenta propia» (los hay presenciales y virtuales, y muchos son gratuitos), «en marzo abro un blog» (WordPress, Blogger), etc.

Y sé realista; recuerda que «el que mucho abarca poco aprieta».

10. Busca un tutor TIC

Seguro que hay alguien dispuesto a echarte una mano con esto de las TIC. Siempre hay algún amigo o compañero a quien no le importa resolver las pequeñas dudas y seguramente disfruta haciéndolo. En esto de la informática, se empieza siempre de la mano de alguien. Con el tiempo, uno termina soltándose y empieza a investigar y aprender por sí mismo. Busca un tutor para este curso 2011/12.

La vuelta al trabajo

Prometí volver en septiembre y aquí estoy, con las pilas cargadas después de un buen verano de descanso y de una buena desconexión digital. Vuelta al trabajo y vuelta al blog también, para seguir compartiendo ideas, recursos y experiencias durante este curso 2011/12 que empieza en apenas unos días.

El blog llega con algunas novedades. La primera salta a la vista; el blog ya tiene un nombre: Esfera TIC. Y si hay nuevo nombre, hay también nuevo dominio: www.esferatic.com. El blog lo visitabais antes en la dirección edu.ebenimeli.org, que ahora os trae automáticamente a esta nueva ubicación. Una cuestión de imagen.

La segunda —más técnica— es que el blog está alojado en un nuevo servidor. Asunto informático pero importante. Al fin y al cabo se trata de dar mejor servicio, tanto a quienes leéis el blog como a quien escribe en él. Los que en alguna ocasión habéis tenido que cambiar de servidor y administrarlo para alojar vuestro blog u otras páginas web, sabéis que la instalación y configuración supone un tiempo de trabajo que no siempre se tiene durante el año, y el periodo de verano es perfecto para este tipo de tareas.

El diseño de momento no ha sufrido ninguna modificación. Están por venir (alguien está preparando algo de material gráfico) nuevos dibujos y logos, y probablemente un nuevo estilo a todo el blog. De esto último ya me encargo yo, pero de momento no es una prioridad; más importante es continuar dándole a la tecla para contar cosas, compartir recursos e ideas y…aprender, aprender y aprender.

El inicio de curso está al caer. Los exámenes de septiembre nos han devuelto ya a la realidad del trabajo diario: el primer contacto con algunos alumnos y varios exámenes y trabajos que corregir. Las bandejas se empiezan a llenar estos días — las digitales también; los primeros emails empiezan a inundar nuestros buzones de correo—. Con nuevas reuniones van llegando también nuevas tareas, y con los horarios en mano, no hay vuelta atrás. Esto empieza ya.

Hasta el primer día de clase, estas dos semanas son principalmente de reuniones y preparativos para el curso, pero también son un buen momento para poner todo a punto en materia de organización personal: planificar la agenda, pensar cómo vamos a gestionar las tareas del curso, poner en orden nuestros documentos, blocs de notas y otros materiales.

Nuevas asignaturas traen siempre nuevos contenidos al blog, aunque lo mismo sucede con el resto de asignaturas si las TIC están de por medio. En mi caso, con Informática y Matemáticas, especialmente con la primera, no puede (ni debe) haber año idéntico. ¿Acaso se puede evitar hablar de Google+ durante este curso? Ubuntu y otros sistemas operativos se actualizarán, veremos nuevos ordenadores, tablets y móviles, los programas traerán nuevas funciones, aparecerán nuevos servicios en internet, etc. Es fundamental estar al tanto de las novedades, y no hay mejor lugar para ello que la red de blogs sobre educación y TIC. Y mi modesta aportación a la blogosfera educativa la sigo haciendo ahora desde Esfera TIC.

Finalmente, un aviso para quienes estabais ya suscritos al blog. Al cambiar de dominio, la dirección del servicio de suscripción también es diferente (por lo que he podido comprobar, muchos habéis actualizado ya. ¡Gracias!). Puedes seguir las últimas novedades del blog mediante el feed RSS o recibiendo los artículos por correo electrónico, y conocer todo lo que ocurre en torno al blog siguiendo la cuenta @esferatic en Twitter (y también en la mía personal).

Bienvenidos a Esfera TIC.

Imagen Esfera | Charged de QUOI Media
Imagen Escritorio | My Work Desk de DeaPeaJay
Vídeo | LEARN de Rick Mereki

Planificación de Unidades Didácticas: calendario 2011/12

Este post bien podría haberse titulado «Organizando el curso escolar 2011/12»,  puesto que la plantilla que comparto puede servir tanto para profesores como estudiantes. Se trata de un único documento que muestra el calendario escolar, con espacio para programar el desarrollo de las clases de una asignatura y con posibilidad de hacer la planificación para varios grupos.

Bien pensado, la plantilla puede servir para organizar cualquier aspecto del curso escolar. Puede ser de utilidad para profesores, para planificar las clases que componen un curso completo, como para alumnos, como diario de seguimiento de la asignatura, en el que apuntar las fechas de exámenes, entregas de trabajos o cualquier otra anotación sobre el desarrollo de sus clases.

El documento es similar en aspecto a los calendarios compactos de los que hablé hace unos días. La diferencia principal es que esta plantilla permite planificar día a día. Algunas de las características son:

  • El calendario cubre el año escolar, de septiembre de 2011 a julio de 2012, estos dos meses completos, ya que en cada centro escolar y dependiendo de la etapa, el inicio del curso es diferente. No muestra los días no lectivos, que dependiendo del centro educativo, ciudad, comunidad autónoma o país, lógicamente son distintos.
  • La planificación se puede hacer día a día, pudiendo indicar el título de la clase o un resumen de los contenidos que se imparten ese día (columna «Sesión»).
  • No aparecen los fines de semana (S,D). Para simplificar la plantilla se han omitido los fines de semana, aunque en algún centro de formación es posible que se impartan clases en fin de semana.
  • Podemos agrupar (visualmente) las sesiones de una misma unidad didáctica, con la columna UD (utilizando la función de «combinar celdas» de la hoja de cálculo).
  • Aparecen cada uno de los días entre semana (en número), con la etiqueta L,M,X,J o V según el día de la semana. La etiqueta facilita la programación; si la asignatura se imparte por ejemplo martes y jueves, basta con recorrer la plantilla e ir marcando los días M y J.
  • Permite organizar la misma asignatura para grupos distintos A,B,C,D: líneas distintas, particiones del grupo en clase, etc.
  • La plantilla dispone de un contador en la parte superior de cada grupo, donde podemos ir viendo el número total de sesiones planificadas al año. Con está función podemos comprobar en todo momento que el número de sesiones programadas es el mismo para todos los grupos. Ya sabemos que cuando hay días festivos de por medio, siempre hay que ajustar la distribución de sesiones para cada grupo.

En definitiva, una sencilla plantilla que puede facilitar la (no sé si bien llamada) «temporalización» de las unidades didácticas en las programaciones de cada una de nuestras asignaturas.

Enlaces | Plantilla en varios formatos: OpenOffice (.odt) | Excel (.xls) | PDF

Calendarios Escolares para el curso 2011/12

Una gestión de nuestra agenda en formato digital sólo tiene ventajas. Añadir, modificar y eliminar citas resulta realmente cómodo, podemos visualizar los eventos en varias vistas (día, semana, año), es posible combinar agendas, podemos recibir notificaciones por correo, por SMS, etc. La mayoría de los sistemas de organización de agenda personal ofrecen este tipo de servicios, como Google Calendar. Sin embargo, hay quien no necesita un sistema de organización tan complejo y les basta con sencilla lista de las semanas que componen el año.

Así que para aquellos que empiezan a organizar la agenda del curso que viene y no necesitan otra cosa que un solo documento en el que escribir, recomiendo esta semana los calendarios compactos, una forma muy visual de organizar las semanas del año, con la posibilidad de hacer anotaciones y todo en un solo archivo, con todas las ventajas que supone una gestión de agenda en soporte digital.

Daniel Aguayo, autor del blog DuTudú sobre organización personal y productividad, comparte el Calendario Escolar Compacto para el curso 2011/12, pero también están disponibles para descarga los Calendarios Compactos con el año natural, en el blog El Canasto, de Jeroen Sangers.

Enlaces | Calendario Escolar Compacto 2011/12 | Calendario Compacto (año natural)

7 formas de desconexión digital

Twitter, Facebook, Tuenti, Foursquare, recientemente Google Plus…y quién sabe si otra nueva red social. Súmale diarios digitales, blogs de distintas temáticas o la navegación sin rumbo fijo en internet. Por supuesto el teléfono móvil, videojuegos, series o programas en Internet y TV. Además: correo electrónico, agenda y gestión de tareas online, chats, videoconferencias, SMS, WhatsApp, .. ¿Has pensado alguna vez cuánto tiempo dedicas diariamente a todas estas actividades? Probablemente recibes notificaciones de todas ellas en el móvil, con lo que supone cada una de esas interrupciones. Hay que saber desconectar de vez en cuando; un buen hábito que no siempre es fácil aprender.

Personalmente, excepto las consolas (a las que no juego; tuve una primera y última consola) y recientemente la TV (que no enciendo en casa desde hace bastante tiempo), reconozco que dedico semanalmente bastante tiempo a la lectura de blogs y a la participación en redes sociales. De modo que, más que una lista de consejos (quién soy yo para darlos), lo que viene a continuación pretende ser una otra lista de propósitos que merece la pena intentar cumplir.

Desconectar del mundo digital no sólo es esperar a las vacaciones del año para apagar móvil y ordenador durante unos días. También podemos practicar la desconexión digital en otros momentos de la semana.

1. Durante 15 minutos. Por ejemplo, cuando coincides con alguien e inicias una breve conversación. Resulta muy molesto (y de muy mala educación) hablar con alguien que ni siquiera nos mira a los ojos, porque los tiene ocupados mirando la pantalla de su teléfono móvil, contestando alguno de sus mensajes o haciendo algún comentario «de urgencia» en alguna de sus redes sociales. Durante esos minutos: guarda tu móvil y escucha atentamente lo que te están diciendo.

2. Durante 1 hora. Una cena o encuentro con tu familia, compañeros o amigos. Si has planificado un espacio de tiempo para compartirlo con ellos, haz eso mismo, sólo eso. Centra toda tu atención en la gente que te rodea y aprovecha el momento al cien por cien. No es difícil, durante esa hora apaga tu móvil

3. Toda una tarde. Es muy posible que durante tu jornada laboral trabajes con un ordenador conectado a Internet. Si es así, disfruta de una tarde sin aparatos electrónicos de por medio. Y si la informática no forma parte de tu trabajo, mejor todavía: habrás conseguido un día completo de desconexión digital. Durante esa tarde: sencillamente dedica el tiempo a otra actividad; sal a dar un paseo con tus amigos o familia, haz deporte o lee un buen libro (el ebook es la excepción en esta lista).

4. Durante 24 horas. Un día entero de desconexión es una buena forma de hacer ayuno de noticias, de conversaciones en redes sociales y llamadas telefónicas. Si se trata de un día libre en tu trabajo, aprovéchalo con alguna actividad que te ocupe todo el día, preferiblemente fuera de casa y que te aleje de cualquier tentación digital. No te quedes frente al TV toda la mañana, ni toda la tarde con el mando de la consola en las manos. Durante ese día, si decides no salir, aprende a cocinar un nuevo plato o arregla algo en casa. Si necesitas aire fresco, aprovecha para ir de compras, sin prisas, o para hacer esa visita o excursión para la que nunca tienes tiempo.

5. Todo un fin de semana. Cualquier sábado y domingo del año, entre semana y semana de trabajo. A qué actividad dediques esos dos días, ya es algo personal, pero asegúrate de que no tenga absolutamente nada que ver con teclados, ratones, mandos o pantallas táctiles. Esta regla es suficiente para alejarte de cualquier actividad relacionada con internet. El viernes por la tarde cierra tu ordenador portátil y no lo vuelvas a abrir hasta el lunes, desenchufa la TV y guarda la consola. Ya has tenido tiempo entre semana.

6. Durante unos días de vacaciones. Disponer de una semana de vacaciones, es una gran oportunidad para hacer una buena desconexión digital. Para ese puente (o acueducto) planifica un buen viaje. Con una estancia fuera se abandonan ya todas las distracciones digitales que pueda haber en casa. Prohibido meter el portátil en la maleta. Suponemos que el móvil sí, de modo que el día antes de salir de viaje, desactiva todas las notificaciones de internet de tu móvil…o el acceso a internet directamente. Si debes quedarte en casa durante tus días libres, será una buena idea poner en práctica cualquiera de las ideas anteriores.

7. Durante unas vacaciones prolongadas. ¿Tienes dos semanas seguidas de vacaciones? ¿tres? ¿un mes o más? Si tienes la suerte de disponer de todo ese tiempo libre, simplemente no hay excusas para no desconectar.

Y como no se trata de convencer sino de dar ejemplo, en breve anuncio mi desconexión digital (punto 7).

Finalmente os dejo con este fantástico anuncio: «Disconnect to Connect» (desconecta para conectar).

Foto | Walking the dog de Ben Coulson

Gestión de horarios con iPad: Google Calendar + iCal

En papel o en soporte digital, la agenda es una herramienta fundamental para la organización personal. Con ella planificamos nuestra semana, anotamos eventos importantes y reorganizamos la jornada. Para el profesor se convierte en un elemento de consulta diaria, que el lunes a primera hora nos dice que cómo se presenta la semana: clases, actividades, reuniones, sustituciones, tutorías, exámenes, etc.

Hace un tiempo comentaba que no era fácil desprenderse del papel para introducir en nuestra organización diaria una agenda digital. Sin embargo el intento merece la pena. Las ventajas de usar un soporte informático para organizar, por ejemplo, nuestro horario son innumberables. Personalmente utilizo Google Calendar desde hace varios años para organizar todo tipo de eventos, tanto personales como de trabajo, y de momento no he cambiado.

Google Calendar, en su versión web presenta una interfaz muy cómoda donde podemos añadir y modificar entradas en un horario con un par de clics, o reorganizar la semana arrastrando algunos eventos. Pero no es esta la única opción de acceder a los distintos calendarios que podemos definir con con Google. También es posible sincronizar con otros programas y tener en todo momento la agenda actualizada con independencia del dispositivo que utilicemos para acceder.

Una de las opciones de sincronización más interesantes es la de Google Calendar con el programa iCal de iPad. El programa de gestión de agenda de la nueva tablet de Apple destaca sobre todo por la claridad de su interfaz gráfica y por su facilidad de uso, sin embargo, se vuelve especialmente práctico cuando podemos ver y modificar en él todos nuestros calendarios de Google.

La siguiente imagen muestra una semana cualquiera del año utilizando el programa iCal en iPad.

Los eventos de la imagen anterior corresponden con los que aparecen en los distintos calendarios de Google en la siguiente imagen.

Es decir, que en todo momento disponemos de la misma información en nuestra agenda, tanto si lo hacemos desde la página web con Google Calendar, como si accedemos al calendario desde nuestro iPad. Todo ventajas.

Pero, ¿cómo enlazar los eventos de ambos lados? Para ello accedemos en el iPad a la sección «Mail, contactos, calendarios» dentro del programa «Ajustes». Entramos en la opción «Añadir cuenta…» y se muestran varias opciones cuenta.

Pulsamos sobre «Otros» y posteriormente «Añadir cuenta CalDav». Aparecerá la siguiente ventana que solicita los datos de nuestra cuenta en Google. Completamos la información, y listo: al acceder al programa iCal podremos seleccionar que calendarios de Google deseamos mostrar en el iPad.

Manejar un horario con el iPad es realmente cómodo. Una de las ventajas de consultar nuestra agenda desde un dispositivo móvil debe ser la rapidez en la consulta y edición de eventos y, desde luego, la combinación iCal + GCalendar con el iPad lo consigue.

Enlaces: Google Calendar | iCal | iPad

La agenda digital

Un ritual se repite año tras año coincidiendo con el inicio del nuevo curso: la compra de una nueva agenda. Los hay que tienen claro el modelo y otros necesitan cambiar cada otoño, porque a la agenda del curso anterior «le faltaba algo»: más espacio para escribir, una página por día, secciones de  planning semanal y mensual, etc. En fin, parece que no hay agenda en ninguna papelería que se ajuste a las necesidades particulares de cada uno.

La agenda nos ha acompañado probablemente desde el colegio y es lógico que sea difícil desprenderse de ella para sustituirla por una digital. En este punto será difícil convencer a alguien del cambio, porque hay un componente muy personal en este objeto; la agenda es un «libro» que nos acompaña a todas partes, y que si olvidamos o extraviamos un día, somos nosotros los que estamos perdidos.

Sin embargo, estas agendas «tradicionales» presentan algunos inconvenientes, especialmente en un entorno de trabajo cada día más digital. Hay programas conocidos, que podemos instalar en el ordenador, como MS Outlook (Windows), Evolution (Linux) o iCal (Mac OS X), que han demostrado su eficacia en tareas de organización de agenda, pero que requieren en general de algún tipo de sincronización cuando queremos disponer también de nuestra agenda en otro equipo. Es por ello que voy a comentar las ventajas de gestionar una agenda en la web, como la que ofrece Google Calendar.

¿Por qué digitalizar la agenda? Ahí van algunas claves:

1. Añadir un nuevo evento es realmente fácil; basta con hacer clic sobre el propio calendario que estamos visualizando, en el día y hora concretos. Posteriormente podemos modificar multitud de propiedades: lugar, descripción, personas invitadas, privacidad del evento (si compartimos nuestra agenda con otros usuarios), repetición del evento, agenda a la que pertenece, etc.

2. Ofrece varias vistas (día, semana, mes, varios días y agenda) con opción de imprimir cada una de ellas. En una agenda de papel habría que duplicar esta información para obtener distintas vistas del calendario.

3. Podemos llevar varias agendas en una. Con Google Calendar es posible definir varias agendas (personal, trabajo, etc.) y activar y desactivar cada una de ellas, por ejemplo, para comprobar posibles coincidencias entre eventos.

4. Compartir nuestra agenda con otro usuario que también utilice Google Calendar es posible. También hay calendarios públicos (con fechas de festivos, eventos de empresas, cursos, etc.) que podemos adjuntar a nuestra agenda.

5. Google Calendar dispone de un servicio de notificaciones para cada uno de los eventos que se definen, pudiendo recibir una alerta por correo electrónico, con una ventana emergente, vía SMS, etc.

6. Adjuntar información al evento. Si disponemos de información en soporte digital sobre el evento (que nos han enviado por email, por ejemplo), bastará con copiarla en la descripción del evento.

7. Acceso directo a nuestra agenda desde dispositivos móviles, y en muchos casos, sin mecanismos de sincronización, bien con la versión móvil de Google Calendar (http://m.google.com/calendar), o bien con programas como los que incorporan los móviles con Android.

8.  Disponemos de una copia de nuestra agenda en Internet. Si tenemos problemas con nuestro PC o móvil, siempre podremos acceder desde otro equipo.

9. Integración con el gestor de tareas RTM. Si utilizas Remember The Milk para gestionar tus tareas, Google Calendar permite integrar este servicio fácilmente para ver las tareas que vencen un determinado día.

10.  Es posible ampliar la funcionalidad del calendario con los servicios disponibles en Google Calendar Labs.

11. Posibilidad de sincronizar el calendario con otros dispositivos. El proceso para sincronizar Google Calendar con otros programas en otros dispositivos es sencillo. Recientemente sincronicé con iCal en un iPad y funciona realmente bien.

12. Integración de un sistema de búsqueda. Si buscas información de una reunión que tuvo lugar hace tiempo y no recuerdas el mes y día concreto, el calendario ofrece un modo de búsqueda al estilo Google.

Al igual que la gestión digital de tareas, notas o archivos, organizar a diario tu agenda en Internet sólo puede mejorar la forma en que lo hacías hasta ahora. Al menos, el intento merece la pena.

Enlaces: Google Calendar

Foto: Moleskine Weekly Planner de ryan chamberlain

Gestión eficaz de documentos: organización, sincronización y búsqueda

Es cierto, no es fácil digitalizar todos los aspectos de nuestra organización personal de un día para otro. Es lógico que muchos prefieran de momento seguir manteniendo una libreta de notas en lugar de gestionar anotaciones digitalmente. Lo mismo para la gestión de tareas; puede que interese mantener esa misma libreta para registrar las listas de cosas que hacer, en lugar de utilizar cualquiera de los programas informáticos diseñados para ello. Una buena opción es ir incorporando una a una las herramientas informáticas para la organización que hay disponibles e ir comprobando realmente cuáles nos hacen ser más productivos. Unas en digital y otras en papel, la cuestión es mejorar en nuestro trabajo.

Sin embargo, hay un aspecto del que no podemos escapar: la gestión digital de archivos, o simplemente «gestión de archivos», porque no existe (y no debería existir) alternativa «en papel» para muchos de los documentos con los que trabajamos a diario y que han sido creados en soporte digital.

Para lograr una gestión eficaz de nuestros archivos, hay 3 cuestiones clave que podemos considerar:
1. Organización: cómo organizar todos los documentos y carpetas con los que trabajamos, definiendo jerarquías de carpetas fáciles de manejar y nombrando correctamente los archivos.
2. Sincronización: cómo asegurar que podemos acceder a los archivos en cualquier momento y lugar, evitando la duplicidad de documentos y conservando siempre una copia de seguridad.
3. Búsqueda: cómo encontrar rápidamente los archivos que buscamos, sin necesidad de recorrer todas las carpetas.

1. Organización: 7 carpetas en 5 niveles

Antes de proponer cualquier sistema de sincronización o búsqueda de archivos, el primer paso es definir un sistema de organización de todo el sistema de archivos.

En primer lugar, es recomendable crear una carpeta raíz, por ejemplo «datos», de la que «cuelguen» el resto de carpetas. Es una acción sencilla que facilitará la labor de realizar copias de seguridad posteriormente; sabemos que todos los datos importantes en el ordenador están reunidos en esta carpeta principal.

Cada uno de nosotros tiene una propia forma personal de organizar los directorios y archivos, y en este punto es difícil hacer una recomendación, porque además cada área de trabajo probablemente requerirá una forma distinta de organizar los documentos. Lo que desde luego no es aconsejable, es tener del orden de 50 carpetas dentro de otra, sencillamente porque dificulta enormemente la localización del documento que buscamos.

En mi sistema de archivos, dentro de cada carpeta, siempre intento crear 7 carpetas como máximo. Siguiendo esta regla, con 7 carpetas en 5 niveles disponemos de miles de carpetas para organizar todos los archivos, que como mucho, estarán en general a una distancia de 4 o 5 clics. Con un poco de ingenio, siempre es posible reordenar nuestros datos para que sigan esta jerarquía de carpetas.

Otro consejo es no olvidar asignar nombres descriptivos para los archivos (p.ej.: «Programación Didáctica Informática 4º ESO.pdf») o emplear códigos establecidos previamente (p.ej.: «PD-INF4ESO.pdf»). En ocasiones, por las prisas, ponemos nombres a los archivos (p.ej.: midocumento.doc) que nada dicen acerca de lo que contienen.

2. Ubicuidad: la sincronización de archivos es la clave

Otro de las cuestiones clave es poder acceder a los archivos y trabajar con ellos cómodamente desde cualquier ordenador. Una de las soluciones bastante extendida, y que desaconsejo totalmente, es el uso de una unidad externa de almacenamiento, como un pendrive USB o disco duro externo. El uso de este tipo de dispositivos para mover datos de un equipo a otro, puede provocar que tengamos distintas copias de un mismo archivo, sin poder asegurar cuál es la última versión del documento. Dejemos los lápices USB como último recurso.

La solución más práctica a este problema de acceso a los documentos pasa por la sincronización de los archivos, un proceso mediante el cual podemos disponer en varios equipos de copias de los archivos siempre actualizados a la última versión.

Uno de los servicios más eficaces para este propósito es Dropbox, que utiliza Internet como repositorio central para los archivos. Conectando cada uno de nuestros equipos (PC, netbook, móvil, etc.) a este almacén de documentos, aseguramos que disponemos de los mismos documentos en varios ordenadores con los últimos cambios realizados en cualquier de ellos. Además, esta forma de enlazar nuestro sistema de archivos con este servicio en Internet permite trabajar con los documentos de forma natural, sin necesidad de realizar las acciones extra como «descargar» y «subir» de Internet el archivo en cada modificación. Simplemente abrimos, escribimos y guardamos el documento como hacemos habitualmente. Dropbox consigue, de un modo completamente transparente para el usuario, sustituir el archivo que acabamos de modificar con la última versión. Por otro lado, si algo falla en alguno de los equipos, siempre tenemos una o varias copias de seguridad de los datos.

Dropbox está disponible para Mac OS X, MS Windows y Linux, por lo que se presenta como la solución perfecta para disponer siempre de nuestros archivos, no sólo entre diferentes equipos, sino también entre diferentes plataformas en un mismo equipo.

El servicio gratuito de Dropbox ofrece actualmente 2 GB de almacenamiento. Ofrece en su versión Pro una capacidad de 50 GB por $9,99 al mes (7,68 €) y 100 GB por $19,99 (15,38 €) al mes, con un descuento si se contrata el plan anual (el de 50 GB anual, sale por 76,15 € en lugar de 92,21 €) . Personalmente, es una inversión que merece la pena, teniendo en cuenta que es un servicio de uso diario.

Me quedaría comentar una alternativa libre a Dropbox. Se trata de Ubuntu One, instalado por defecto en la última versión de esta distribución basada en Linux. Como Dropbox, ofrece en su versión gratuita también 2 GB de almacenamiento, con una opción de suscripción para aumentar la capacidad hasta 50 GB.

3. Buscar y encontrar… al instante

La tercera de las claves para lograr una gestión eficaz del sistema de archivos es disponer de un buen sistema de búsqueda y manejo de los archivos. La forma habitual de buscar un archivo es abrir la carpeta raíz donde almacenamos los documentos e ir navegando entre las subcarpetas, para finalmente dar con el archivo. Otra forma es utilizar el buscador de archivos que viene integrado en prácticamente todos los sistemas operativos, no siempre tan eficaz como desearíamos.

Hay herramientas que facilitan estas tareas de búsqueda. Si eres usuario de Mac, una opción interesante que merece la pena probar es Quicksilver. Es una herramienta con multitud de opciones que ofrece al usuario una forma intuitiva y rápida de acceder a diferentes elementos del sistema. Si utilizas Windows o Linux, las alternativas son Colibri y Gnome Do, respectivamente. Todas ellas son aplicaciones de tipo «lanzador de aplicaciones», que se usan sólo con el teclado y que simplifican tanto la tarea de ejecutar un programa, como la de buscar y abrir un archivo. Y además de acelerar el proceso de búsqueda de los archivos, se consigue mantener el escritorio limpio de accesos directos a programas y carpetas del sistema.

Como en otras ocasiones, recomiendo leer el blog ThinkWasabi, en especial la sección Zona Quicksilver, donde encontrarás una interesante colección de artículos para exprimir al máximo esta herramienta para la productividad.

Con una organización sencilla de las carpetas y el uso de herramientas como Dropbox y Quicksilver, es más que suficiente para manejar a diario todos los documentos de una forma eficaz. Y tú, ¿qué herramientas utilizas para gestionar tus archivos?

Enlaces: Dropbox | Ubuntu One | Quicksilver |