Gestión eficaz de notas con Evernote

Una de las 5 áreas clave de la organización personal que proponía hace unas semanas es la gestión de notas. Especialmente en trabajos donde se maneja documentación y donde hay un flujo importante de información, nos vemos obligados a tomar nota de cualquier asunto en algún momento del día: anotaciones de una reunión, una lista de documentos que hay que preparar, notas sobre el desarrollo de una clase, una fecha importante, etc.

Una de las 5 áreas clave de la organización personal que proponía hace unas semanas es la gestión de notas. Especialmente en trabajos donde se maneja documentación y donde hay un flujo importante de información, nos vemos obligados a tomar nota de cualquier asunto en algún momento del día: anotaciones de una reunión, una lista de documentos que hay que preparar, notas sobre el desarrollo de una clase, una fecha importante, etc.

Se me ocurren cientos de situaciones en las que necesitamos «grabar» una idea en algún sitio para no olvidarla. En todas ellas lo más habitual es desenfundar nuestra agenda y una sencilla libreta (o una Moleskine para los más selectos). Sin embargo, sería interesante estudiar en cuántas de esas situaciones estamos frente a un portátil, tenemos nuestro teléfono móvil o cualquier otro dispositivo digital a mano. Si la respuesta es «en mucha ocasiones», quizá quieras plantearte cambiar tu libreta de papel por un soporte digital.

Uno de los argumentos a favor de las notas en formato papel es la disponibilidad en cualquier momento y lugar. Aunque luego veremos cómo con un teléfono móvil esto no supone problema alguno, es cierto que no siempre llevamos nuestro portátil a todas partes y lógicamente podemos pensar el cambio no merece la pena. Bien, no tiene por qué tratarse de una cambio, sino de un complemento. La idea fundamental es: usa el soporte digital para todo lo que puedas; para todo lo demás, el papel.

Aún así, en un mundo digital, hay notas que no podemos almacenar en papel. Si estamos realizando una compra de un vuelo por Internet, quizá en algún momento del proceso, nos interesa capturar una imagen de lo que estamos viendo en pantalla para no perder la información. Ya no es sólo texto lo que almacenamos en nuestras notas, sino imágenes, música y vídeo. Un buen sistema digital de gestión de notas debe facilitar también el almacenamiento de material multimedia.
No es difícil imaginar otras tantas ventajas de gestionar nuestras notas digitalmente: añadir o eliminar rápidamente una nota (para aquellos que son más rápidos con el teclado), reorganizar nuestras notas en diferentes libretas, poder modificar el texto en cualquier punto, la posibilidad de realizar búsquedas por palabras clave, reenviar las notas por email, etc. Infinidad de acciones que en formato papel son sencillamente impracticables.

Teniendo en cuenta estas características, de todos los sistemas de organización de notas, Evernote es con diferencia uno de los más recomendables, no sólo por cubrir todas estas necesidades, sino por la variedad de plataformas desde las que podemos acceder. Como comentaba, uno de los principales problemas que suele plantear un programa de notas es no poder llevarlo siempre con nosotros. Si se trata de un programa instalado en nuestro portátil, podremos trabajar con las notas solamente desde ese equipo. Evernote, sin embargo, se basa en la idea de «todo en la nube»: las notas realmente están almacenadas en Internet y tan sólo nos queda decidir cómo acceder a ellas en cada momento. De forma general, una vez hemos creado una cuenta en Evernote, podemos empezar a organizar nuestras notas de 3 formas:

1. Web. Accediendo a la web www.evernote.com e introduciendo nuestro nombre de usuario y clave, podremos escribir y organizar nuestras notas. La gran ventaja que ofrece este modo de acceso es que no importa qué sistema operativo empleamos; sólo necesitamos un navegador web.

2. Programa. Evernote está disponible como programa instalable en MS Windows y Mac OS X. Una vez descargado e instalado en nuestro ordenador, sólo nos queda iniciar sesión a través del programa y allí estarán todas nuestras anotaciones.

3. Móvil. Si dispones de un terminal con Android, un iPhone, iPad o cualquier de los dispositivos móviles en los que puedes instalarlo, podrás sacarle todo el partido a Evernote, porque si llevas tu móvil contigo, llevas también tus notas. Dejo un vídeo del funcionamiento de Evernote en Android y que es que utilizo a diario. Debo reconocer que era el elemento que me faltaba para administrar eficazmente mis notas (tiene algunas opciones de geolocalización interesantes):

No importa desde dónde accedemos a nuestras notas; cualquier nuevo elemento, cualquier cambio que realicemos, por ejemplo desde nuestro móvil, se verá reflejado cuando accedamos a ellas vía web o a través de programa. La sincronización de notas sencillamente funciona.

Sobre Evernote se habla en muchos sitios en Internet dedicados a la productividad. Recomiendo personalmente los artículos y alguno de los screencasts que Berto Pena publica en su blog ThinkWasabi.

Enlaces: Evernote | Descargar Evernote

Las ventajas de una gestión digital de las tareas

Comento esta semana algunas de las ventajas que puede tener una organización informatizada de las tareas. Si todavía eres de los que utiliza libreta y bolígrafo, sigue leyendo; comprobarás que las posibilidades de un gestor (digital) de tareas difícilmente pueden simularse con un bloc de notas.

Uno de los cambios más importantes en organización personal se produce cuando damos el paso del papel al ordenador para organizar nuestra lista de tareas diarias. Todos hemos utilizado en algún momento un bloc de notas para anotar una “lista de cosas que hacer” y que hemos ido marcando a medida que las hemos ido terminando. Yo hice el cambio al “modo digital” hace ya algunos años y, desde luego, me resultaría imposible volver al papel.

De momento no voy a entrar en detalles sobre la variedad de programas y métodos para la organización (digital) de las tareas. Me parece mucho más importante intentar convencerte de que el cambio puede merecer la pena, comentando algunas de las ventajas que puede tener una organización informatizada de las tareas. Si todavía eres de los que utiliza libreta y bolígrafo, sigue leyendo; comprobarás que las posibilidades de un gestor (digital) de tareas difícilmente pueden simularse con un bloc de notas:

1. Introducción de tareas mucho más eficaz. Hasta ahora no organizabas tus tareas con un ordenador, pero seguro que utilizas uno con bastante frecuencia (ahora mismo leyendo este artículo desde el navegador). Si tienes cierta práctica con algún programa informático (procesador de textos, correo electrónico, etc.), introducir una nueva tarea a golpe de tecla acaba siendo mucho más rápido que hacerlo escribiendo a mano en una libreta. Y lo más importante, una vez en formato digital, las posibilidades son infinitas.
2. Asignación de prioridad a las tareas. El problema de mantener una lista de tareas con lápiz y papel es siempre la dificultad para hacer cambios, por ejemplo para ordenar la lista de tareas según prioridad (alta, media, baja). Los gestores de tareas suelen disponer de esta opción para asignar una prioridad y poder cambiarla con un simple clic de ratón.
3. Asignación de fechas de vencimiento y posposición de tareas. Con el “modo papel y lápiz” surgen ciertos problemas a la hora de asignar o modificar una fecha de vencimiento a una tarea. El principal inconveniente es que no podemos hacer un uso inteligente de esta información, como puede ser listar las tareas que cumplen un cierto criterio (por ejemplo, “tareas que vencen en cinco días”).
4. Tareas que se repiten con cierta frecuencia. Resulta difícil reflejar en papel una tarea que se repite, y que probablemente tiene una fecha de vencimiento periódica, cada día o cada semana. Quizá la pasaríamos por alto en el momento de consultar la lista completa. Los programas informáticos son capaces de automatizar este tipo de tareas, algunos de ellos con todo el nivel de detalle que podamos imaginar (“cada martes”, “cada 4 días”, “los lunes y miércoles”, etc.).
5. Etiquetado de tareas. Asignar palabras clave a cada una de las tareas, principalmente va a permitir filtrar en cualquier momento una extensa lista de tareas dependiendo de nuestra disponibilidad. Por ejemplo, si estamos al lado del teléfono y todas las tareas relacionadas con llamadas telefónicas están convenientemente etiquetadas, haciendo clic sobre la etiqueta “email”, conseguiremos mostrar sólo aquellas tareas que impliquen el uso del teléfono. Con un poco de imaginación, son cientos las posibilidades del etiquetado de tareas (nombres de personas, asignaturas del colegio, lugares concretos de un edificio, etc.)
6. Ubicaciones o contextos. Realizar una gestión digital de las tareas, probablemente va a provocar que en pocos días tengamos un número elevado de ellas. Y, ¿qué interés podemos tener en llevarnos al trabajo las lista de tareas que sólo podemos realizar en casa? Un buen sistema digital de gestión de tareas ofrece la posibilidad de agrupar las tareas por contexto (o ubicación), de forma que podamos hacer de primeras una clara separación de las obligaciones personales (casa), los compromisos profesionales (lugar de trabajo) o las de ocio (centro de ciudad).
7. Listas de tareas. Una opción bastante desarrollada en los gestores de tareas son las listas de tareas, la posibilidad de organizar las tareas en lista diferentes, por ejemplo, según si son asuntos personales o de trabajo. También podemos hacerlo con una libreta, pero de nuevo surge el problema de no poder mover fácilmente tareas de una lista a otra. Tal es la utilidad del uso de listas, que muchos programas o servicios en Internet han mejorado la gestión de listas permitiendo la creación de “listas inteligentes” (smart lists). Estas permiten mostrar las tareas que cumplen un determinado criterio considerando todos las características de prioridad, vencimiento, frecuencia, etiquetado y contexto comentadas anteriormente. Por ejemplo: “tareas relacionadas con llamadas telefónicas que vencen en los próximos tres días, que tengan prioridad alta y que sólo pueda realizar desde el lugar de trabajo.”
8. Tareas compartidas. En muchas ocasiones las tareas no dependen sólo de nosotros, están compartidas con otros compañeros, bien las delegamos o bien nos son asignadas. En cualquiera de los casos, disponer de una opción para compartir tareas entre los miembros de un equipo puede marcar la diferencia entre la descoordinación absoluta y la gestión eficiente de un proyecto.

Si después de leer alguno de los puntos anteriores has decidido empezar a informatizar tus tareas, sigue atento al blog: en breve propondré una lista de programas y servicios en Internet diseñados para ello y que merece la pena probar. Y si eres de los que ya hicieron el cambio, ¿qué otras ventajas crees que puede tener una gestión digital de las tareas?

5 áreas clave de la organización personal

Propongo 5 áreas clave de la organización personal: gestión de la información, gestión de las tareas, gestión de agenda, gestión de documentos y gestión de notas.

No es difícil encontrar publicadas en Internet interminables listas de “herramientas TIC que todo docente debería conocer”. Además, la clasificación suele ser bastante estándar: programas para la comunicación (correo electrónico, videoconferencia, …), gestión de cursos, trabajo colaborativo, organización personal, ofimática, edición de imagen y vídeo, etc. Parece que estamos obligados a aprender a manejar docenas de programas y servicios en Internet, y sin embargo sabemos que es imposible reciclarse en nuevas tecnologías en cuestión de semanas. Entonces, ¿por dónde empezar? Personalmente recomiendo comenzar con el aprendizaje con aquellas herramientas cuyo propósito sea facilitar nuestra organización personal.

En concreto propongo 5 áreas clave de la organización personal; cinco elementos que todos seguro manejamos a diario, aunque no utilicemos siempre un soporte digital:

1. Gestión de la información. Entendida como gestión de las fuentes de información que visitamos a diario: diarios digitales, blogs educativos, boletines oficiales, la web de nuestro centro educativo, etc. Si sumamos los minutos que dedicamos a la semana a estar informado, seguro que nos planteamos también la necesidad de seleccionar bien lo que leemos, cómo y cuándo hacerlo. Una primera solución es utilizar un lector de RSS, si las publicaciones ofrecen este modo de suscripción. Para este primer punto debo recomendar Google Reader, porque si ya dispones de una cuenta GMail, estarás organizando tus lecturas en cuestión de segundos.

2. Gestión de las tareas. Ya sea con una pequeña libreta o simplemente haciendo una lista mental, seguro que cada día tienes unas cuantas “cosas que hacer” que debes revisar cada cierto tiempo. Existen métodos y programas que facilitan enormemente la labor de planificar y revisar las tareas que van surgiendo. Sobre los métodos, concretamente GTD (Getting Things Done), recomiendo leer (o mejor estudiar) cualquiera de los artículos que José Miguel Bolivar publica en su blog Optima Infinito sobre innovación y productividad, aunque una buena entrada resumen es “Todo GTD en Dos Posts”. También hay decenas de programas y servicios en Internet que permiten mantener listas de tareas, y algunos de ellos implementan incluso este método. Sobre gestores de tareas habla con frecuencia Jeroen Sangers en su blog sobre productividad “El Canasto”, aunque si tuviera que recomendar alguno tendría que hablar necesariamente de Remember The Milk o de Things.

3. Gestión de agenda. Porque una cosa son las tareas y otra bien distinta es la agenda. En ella anotamos aquellas eventos que tienen lugar en un momento determinado de un día. Podríamos decir que son tareas que tienen fecha y hora concreta. Google Calendar se presenta como una muy buen opción para organizar nuestro horario y citas semanales.

4. Gestión de documentos (digitales). Las tareas y los eventos en la agenda no van nunca solos. Prácticamente para todos ellos hay asociado algún documento que debemos leer, redactar, modificar, achivar, etc. Si queremos encontrar cada archivo cuando realmente lo necesitamos, se hace imprescindible contar con un sistema de gestión de documentos o al menos un archivador que nos permita la máxima flexibilidad para organizar nuestra documentación a nuestra medida y disponer de ella en cualquier momento y lugar. No me queda otra que hablar de Dropbox, un servicio de sincronización de archivos que ha ido incorporando recientemente algunas funcionalidades muy interesantes.

5. Gestión de notas. Doy por sentado que tienes reuniones varias veces a la semana o incluso al día. Incluso si los meetings no forman parte de tu actividad diaria, seguro que en algún momento del día anotas alguna idea en tu trabajo que luego revisas. Para la gestión de estas notas existen infinidad de programas que merece la pena probar, pero mi recomendación es Evernote, o el «almacén digital total», como lo llama Alberto Pena, especialista en organización personal y que ha escrito en varias ocasiones en su blog sobre métodos y software para la toma de notas. En especial merece echar un vistazo a su Guía de Evernote.

Probablemente estoy dejando algún punto importante fuera de la lista, pero en general, creo que habrás dado un gran paso si consigues familiarizarte con algunas de las herramientas que propongo para cada uno de las áreas clave. Google Reader, Remember The Milk, Google Calendar, Dropbox y Evernote son herramientas que personalmente utilizo a diario, que recomiendo y de las que seguro hablaré en este blog. Todas tiene un punto fuerte en común: cada una está disponible en su versión web y, mucho más importante, todas ellas cuentan con una versión para dispositivos móviles, de modo que con un simple navegador o desde tu teléfono móvil puedes empezar a organizar tu trabajo hoy mismo.

Cómo seguir este blog… y otros tantos

Quería dedicar unas primeras entradas en este blog a tratar algunos aspectos de organización de la información. No importa a qué te dediques; si en tu trabajo necesitas recurrir continuamente a distintas fuentes de información para estar al tanto de las novedades en tu sector, seguro que en algún momento has sentido la necesidad de organizar todas las páginas webs que visitas semanalmente, y de alguna forma intentar seguir el mismo orden de lectura para no dejar fuera ninguna información importante. Si eres profesor, seguro que visitas con frecuencia la página de tu colegio, el BOE, o los blogs educativos de referencia, que nos mantienen informados y que nos dan cientos de ideas. En efecto, hay un modo de organizar todas nuestras lecturas y se llama RSS.

Quería dedicar unas primeras entradas en este blog a tratar algunos aspectos de organización de la información. No importa a qué te dediques; si en tu trabajo necesitas recurrir continuamente a distintas fuentes de información para estar al tanto de las novedades en tu sector, seguro que en algún momento has sentido la necesidad de organizar todas las páginas webs que visitas semanalmente, y de encontrar algún modo de seguir el mismo orden de lectura para no dejar fuera ninguna información importante. Si eres profesor, seguro que visitas con frecuencia la página de tu colegio, el BOE, y cada vez más los blogs educativos de referencia, que nos mantienen informados y que tantas ideas nos dan. En efecto, hay un modo de organizar todas nuestras lecturas y se llama RSS.

Si conoces este formato para compartir contenidos en la web, probablemente no le saques mucho jugo a esta entrada (te invito a leerla igualmente). Si en cambio RSS no te suena de nada, quédate, porque debo suponer que hasta ahora, para visitar cualquier de estas páginas, introduces la dirección de Internet en el navegador, esperas a que cargue la web, buscas las noticias que te interesan y empiezas a leer. Bien, olvida esta forma de leer contenidos en Internet, porque es hora de que empieces a utilizar las suscripciones RSS. Exactamente igual que el correo electrónico y con un servicio en Internet o programa diseñado para ello, las nuevas publicaciones en todos los blogs a los que nos suscribimos llegan a una bandeja de entrada que podemos revisar, clasificar, leer y compartir cómodamente.

Para suscribirte a un blog con este sistema, primero debes comprobar que el blog ofrece el servicio de sindicación RSS. A modo de introducción, resumo en 5 ideas cómo empezar a reunir y difundir tus lecturas de blogs, temas que trataré por separado en próximas entradas:

1. Buscar el feed RSS (así se llama) en la página principal del blog. A partir de ahora, cuando descrubras un nuevo blog que te interese seguir, ya no tendrás que guardar el enlace de la página en “Favoritos” para visitar la web en otro momento. De hecho, no tendrás que volver a visitarla. El primer paso será buscar el enlace al feed RSS, que suele aparecer con el texto y/o icono RSS. Basta con hacer clic sobre él para proceder a la suscripción. En este blog aparece en la zona superior de la página.

2. Elige un lector de feeds RSS. Para reunir todos los blogs en el mismo sitio, necesitarás un programa o servicio lector de blogs. Aunque existen programas diseñados para ello que se pueden instalar en nuestro ordenador (incluso los navegadores web cuentan con esta funcionalidad), lo más práctico será buscar un buen servicio web que funcione como lector de feeds. Personalmente, y para los que empiezan, recomiendo Google Reader. Es muy probable que ya dispongas de una cuenta de correo electrónico en GMail. Si es así, el proceso para empezar a llenar tu lector de blogs es realmente sencillo. Accede a la dirección: www.google.es/reader e inicia sesión con tu cuenta de GMail.

3. Organiza tus lecturas. Recuerda que podrás leer todos los blogs en la misma página web. No necesitas acceder a la web que publica los contenidos, sino que estos llegan a un sistema de bandeja de entrada. Cuándo y cómo procesar esa bandeja de entrada es una cuestión que merece una entrada completa, aunque adelanto que hay publicadas varias propuestas interesantes en cualquiera de los blogs sobre organización personal. Si sólo son tres o cuatro las páginas que visitas, probablemente el uso de RSS no tiene mucho sentido. Sin embargo, puedo asegurar que con el tiempo verás crecer el número de fuentes de información, y utilizar los “Favoritos” de tu navegador web ya no será una solución práctica.

4. Opina y comparte lo que lees. Seguro que tienes algo que decir acerca de lo que acabas de leer. Lo más habitual es dejar un comentario en la web original del autor, opinando sobre su publicación. Una parte importante de los contenidos de un blog son los comentarios que dejan los lectores, y que el propio autor del blog va leyendo y respondiendo. Pero si de momento escribir no es lo tuyo, al menos debes saber que tienes la posibilidad de compartir de vez en cuando lo que te ha interesado (o lo que no). Prácticamente todos los lectores de blogs cuentan con la función de compartir las entradas que leemos. Si tienes cuenta en Facebook, Twitter u otras redes sociales, seguramente podrás hacer llegar a otros usuarios los artículos que lees con un sólo clic.

5. (Querer) disponer de unos minutos al día o a la semana para revisar las novedades en los blogs que sigues. La lectura de blogs mediante un lector de feeds es realmente cómoda: de un vistazo puedes leer los titulares, marcar lo que crees que puede interesarte y finalmente leer los contenidos. Estoy seguro de que dispones al menos de 1 hora a la semana para revisar tu bandeja de entrada de blogs, leer algunos de ellos y dejar algún comentario. Es así como irás entrando poco a poco en la comunidad de blogs; y quién sabe si en unos meses estarás empenzando a escribir el tuyo.

De momento, ya sabes: busca el enlace RSS de este blog, suscríbete con tu lector de feeds, lee, opina y comparte!

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Imagen: rss_header de Chesi – Fotos CC