Cómo empezar este curso con las TIC y no morir en el intento

En está ocasión he querido resumir algunos consejos, especialmente para profesores, pero que igualmente pueden servir para cualquiera que quiera lograr un poco de orden digital en su trabajo. Se me ocurren varias cosas (pequeñas cosas) que puedes empezar a hacer durante este primer mes de septiembre para entrar con buen pie en el “mundillo” de las TIC. Una pequeña acción, un pequeño hábito puede ser un buen comienzo para conseguir moverse como pez en el agua en la infinita lista de programas, plataformas y otros servicios de internet que van apareciendo a diario.

 

1. Deshazte de tu lápiz USB

Los lápices USB o pendrives parecen poseer la extraña propiedad de atraer todos los virus, y si no tomamos medidas, acaban infectando todo aquello que tocan. ¿Cuántas veces analizas con el antivirus tu lápiz USB? Probablemente nunca. De casa al trabajo y del trabajo a casa, intercambiamos todo tipo de virus. ¡Tira ya tu lápiz USB! (o regálaselo a algún incauto).

Este es un buen ejemplo de pequeña acción que seguro nos lleva a un gran cambio en nuestra forma de trabajar. Como regla general, se trata de utilizar el lápiz USB sólo como último recurso de emergencia, cuando ya no hay otra opción para copiar u organizar tus archivos; y te aseguro que la hay. Ya hace un tiempo que aparecieron servicios gratuitos en internet para la sincronización de archivos, como Dropbox, Ubuntu One o SugarSync. De esta forma podrás tener disponibles todos tus archivos en cualquiera de tus equipos, sea PC, portátil o móvil; y además, tendrás siempre una copia de seguridad siempre en Internet.

Y ordena tus archivos. Seguro que el 90% de los documentos que manejas a diario son en soporte digital. Antes de empezar el curso, dedica un buen rato a crear una buena organización de carpetas, con sentido común, práctica y sencilla; y sin demasiados niveles, esto es, carpetas dentro de carpetas…hasta el infinito. Evita esto último a toda costa.

2. Cuida tu correo electrónico.

Además de Aulas Virtuales y otras plataformas para el aprendizaje, el correo electrónico sigue siendo una de las herramientas de comunicación más utilizadas por profesores con alumnos y padres. Como si de cualquier circular o noticia en la web se tratara, es esencial cuidar todos los aspectos en la redacción del correo electrónico (aspectos de estilo y forma; la ortografía y gramática supondremos que es impecable…).

Probablemente dispones ya de una cuenta de correo electrónico que tu centro te ha proporcionado, del tipo usuario@micolegio.com. Asegúrate de incluir siempre una firma en cada uno de los correos electrónicos que envías. Es una cuestión de imagen. Al menos debe aparecer tu nombre completo, dirección de email, nombre, web y algún teléfono del centro. Todos los gestores de correo (Outlook, Thunderbird, Mail, etc.) cuentan con esta función, y también todos los servicios de correo webmail (GMail, Yahoo, Hotmail, etc.).

Si tu cuenta de correo electrónico, por motivos de comodidad o de espacio, está redirigida a otra cuenta de uso gratuito (es habitual GMail), configura convenientemente la cuenta para poder enviar siempre desde la dirección de correo del centro. Este último es un pequeño detalle que hay que cuidar; recibimos sin problemas los emails enviados a yo@micolegio.com, pero quizá estamos respondiendo al mensaje desde miusuario@gmail.com. Este es un error habitual (que responde a la pregunta: “¿por qué tienen mi dirección personal de email?”)

Finalmente: no olvides consultar nuevos mensajes, al menos una vez al día. Intenta adquirir el hábito.

3. Conoce la blogosfera de la educación

Suscríbete a varios blogs sobre educación y TIC, algunos de carácter general y otros de tu especialidad. La suscripción a blogs es una manera sencilla de estar al tanto de las novedades sobre recursos y actividades disponibles para aplicar las TIC en tu asignatura. Hay miles de blogs, y por tanto miles y miles de materiales que pueden ser de gran utilidad. También encontrarás reflexiones, experiencias y otros consejos como los que estás leyendo ahora mismo.

Para la suscripción, si ya dispones de una cuenta en GMail, puedes empezar con Google Reader. Busca en internet blogs sobre los temas que te interesan y organiza allí todas las lecturas. Y, créeme, la blogosfera de la educación es muy amplia; todo lo que necesitas está allí.

4. Organízate, como sea, pero… ¡organízate!

No importa qué método emplees para organizar tus tareas diarias. Simplemente busca y selecciona uno o construye el tuyo propio. Puede ser tan simple como una lista de tareas que puedas ir tachando, o tan completo (que no complejo) como conocidos métodos de productividad (GTD, ZTD, …).

Sea cual sea el método, propongo que experimentes con una versión digital del mismo. Es decir, si mantienes una simple lista de tareas, hazlo en un archivo de procesador de textos (MS Word, OpenOffice, Bloc de notas, etc.). Si te atreves con algún sistema de organización de eficacia probada, puede intentarlo con software o servicios web que permiten implementar estos métodos, como Remember The Milk (el que personalmente uso), Wunderlist, Things, etc. He probado todos ellos en distintos momentos, y son realmente buenos.

5. Prueba la agenda digital.

Ya he comentado en alguna ocasión las ventajas de gestionar nuestra agenda en la web, función que ofrecen conocidos servicios como Google Calendar. Cabe destacar la facilidad para añadir y modificar eventos, la posibilidad de combinar agendas, la opción de compartirla con otros usuarios en internet, recibir notificaciones, acceder desde nuestro móvil, integrarla con otros servicios (como de gestión de tareas), la opción de poder buscar eventos en nuestra agenda, etc.

Un paso importante en el uso de las TIC para el trabajo diario, y todo un avance en la organización personal, es el uso de una agenda en Internet. Y si el único inconveniente es no poder acceder a nuestros datos cuando no disponemos de conexión a internet, este es un asunto que ya está más que resuelto con muchos de los servicios que ofrecen la función de agenda.

6. Pon a punto tu portátil

Si vas a empezar a utilizar tu portátil en tus clases,  antes de empezar, asegúrate de que todo funciona. Es más que recomendable hacer un poco de limpieza en el sistema con cierta frecuencia, sea este un sistema Windows, Linux, Mac o cualquier otro. Y si tienes oportunidad de reinstalar todo el sistema, tu equipo lo agradecerá (un formateo es siempre la limpieza más efectiva). Es imprescindible que el sistema funcione a la perfección para que el uso de portátil en el aula sean todo ventajas.

Comprueba que tienes instalados todos los programas que puedas necesitar, al menos para las próximas semanas. Mantén el orden de tus archivos en tu equipo, al menos de los que te verás obligado a mostrar en clase. Tu escritorio es un reflejo de tu organización personal.

¿Tienes todos los cables necesarios para usar tu equipo en el aula? Comprueba días antes, si puedes, que el proyector funciona correctamente con tu portátil, que la resolución es la correcta y que las presentaciones y programas se muestran sin problemas. Si tu centro dispone de Wi-Fi, comprueba que tu equipo está correctamente configurado para acceder a Internet y que puedes establecer conexión de forma regular.

7. Networking… ¡conéctate!

Gran parte de lo que aprenderás a partir de ahora lo encontrarás leyendo en la web. No te quedes ahí; ve un paso más allá y participa activamente comentando en los blogs que has empezado a leer. Busca grupos e hilos de discusión en las redes sociales (Facebook, Google+, etc.) a los que te interese unirte y empieza a opinar, comentar y compartir. De eso se trata la Web 2.0. Leer y participar con frecuencia en los blogs, a la larga, produce el mismo efecto en muchos usuarios: acaban abriendo uno. Tú también puedes tener un blog.

Y si por momento el proyecto de blog se queda grande (no veo ninguna razón), nada te impide crear una cuenta en Twitter y compartir lo mismo en menos de 140 caracteres. Contacta con otros docentes y profesionales de la educación. Existen “listas en Twitter» que reúnen a cientos y miles de profesores con las mismas inquietudes que tú. Comparte, comparte y comparte.

8. Mete este año un pingüino en tu ordenador

Si no lo has hecho todavía, ya es hora: instala Linux en tu ordenador. Aunque no tengas intención de llevar a cabo ningún proyecto con él, ni utilizarlo para tu trabajo diario, instálalo. Desde luego, si no lo tienes, nunca tendrás la curiosidad de “jugar” un rato con él. Se suele empezar los primeros días navegando, luego manejando tus primeros archivos y, sin darte cuenta, con el tiempo terminarás haciendo prácticamente todas tus tareas con este sistema operativo libre. Para empezar recomiendo Ubuntu o un sistema similar.

(Nota: la mascota de Linux es TuX, un pingüino)

9. Paso a paso

Planifica lo que vas a aprender. En general, cuando profundizamos un poco en las TIC, nos muestran infinitas listas de programas y posibilidades, y es normal que no sepamos muy bien por dónde empezar, pensando que no seremos capaces de aprenderlas todas. Sencillo: haz una lista y empieza por la primera.

Paso a paso. Puedes empezar, por ejemplo, anotando en una lista un proyecto para cada mes. «En septiembre organizo mis archivos en internet» — me deshago de mi pendrive—, «en octubre resuelvo dudas sobre el procesador de textos«, «en diciembre me atrevo a usar Linux« (que previamente has instalado a principio de curso) para algunas tareas, como navegar y escribir algunos documentos, «en enero centro mi atención en recursos y uso de la Pizarra Digital Interactiva» (PDI), «en febrero asisto a algún curso de formación por cuenta propia» (los hay presenciales y virtuales, y muchos son gratuitos), «en marzo abro un blog» (WordPress, Blogger), etc.

Y sé realista; recuerda que «el que mucho abarca poco aprieta».

10. Busca un tutor TIC

Seguro que hay alguien dispuesto a echarte una mano con esto de las TIC. Siempre hay algún amigo o compañero a quien no le importa resolver las pequeñas dudas y seguramente disfruta haciéndolo. En esto de la informática, se empieza siempre de la mano de alguien. Con el tiempo, uno termina soltándose y empieza a investigar y aprender por sí mismo. Busca un tutor para este curso 2011/12.

iPad en el aula: Keynote + Dropbox

Con defensores y detractores no sé si a partes iguales, de lo que no hay duda es del éxito del iPad, al menos en cuanto a ventas se refiere. Leía esta semana sobre las nuevas previsiones de venta del tablet de Apple para el año 2011. Al parecer serán incluso mejores que las de 2010, según Gene Munster, analista de Apple, que aseguró que la empresa venderá 21 millones de iPad durante el próximo año. Casi nada.

En cualquier caso, vengo a hablar del uso del iPad en clase. Decidí compar uno hace meses, aun conociendo sus limitaciones en ciertos aspectos que considero fundamentales, como la salida VGA para poder proyectar aquello que estamos haciendo con un programas instalado en el tablet. Sin embargo, sólo es posible con aquellas aplicaciones que lo permiten (leí acerca de ello hace tiempo en el blog de Enrique Dans)

Aun así, he visto en él un dispositivo perfecto para ir de aula en aula. El peso (que podría ser menor) no llega a 700 gramos, y la funcionalidad básica de mostrar una presentación con la versión de Keynote (el PowerPoint de Mac) para iPad ($9.99 / 7,25 €) y que es realmente lo que más voy a utilizar en clase, permite proyectar sin problemas la salida con un adaptador de VGA.

El ejemplo que voy a dar, lógicamente será útil para usuarios de Mac, aunque siendo este el año de los tablets, cualquier opción que comente será pronto aplicable en otros dispositivos. El proceso de tener siempre listas en el iPad las presentaciones de clase que preparo en mi ordenador es el siguiente:

Las diapositivas de clase las diseño con Keynote en un MacBook Pro, es decir, utilizo cómodamente la «versión de escritorio» del programa de iWork para elaborar presentaciones (como decía, el PowerPoint de Mac). La misma presentación se mostraría en iPad como muestra la imagen. No hay cambios ni adaptaciones de diseño y se mantienen los efectos de transición entre diapositivas y animación de objetos.

Una vez terminadas, están automáticamente disponibles en Internet gracias a Dropbox, puesto que trabajo en todo momento con este sistema de carpetas sincronizadas.

Sólo queda encender el iPad, en el que también está instalado Dropbox, para recuperar las presentaciones desde Internet. Navegando por las carpetas de Dropbox y con la opción «Abrir con Keynote», iPad importa la presentación que seleccionemos para empezar a utilizarla incluso sin conexión a Internet.

Las ventajas son claras: las diapositivas que vamos a utilizar en clase siempre accesibles, sin necesidad usar pendrives para copiar las presentaciones desde nuestro equipo principal (para eso está Internet); presentaciones siempre disponibles en segundos, que es lo tardamos en encender el iPad y acceder al documento; y finalmente el peso y tamaño del dispositivo, para llevarlo en la mano junto a los libros.

Gestión eficaz de documentos: organización, sincronización y búsqueda

Es cierto, no es fácil digitalizar todos los aspectos de nuestra organización personal de un día para otro. Es lógico que muchos prefieran de momento seguir manteniendo una libreta de notas en lugar de gestionar anotaciones digitalmente. Lo mismo para la gestión de tareas; puede que interese mantener esa misma libreta para registrar las listas de cosas que hacer, en lugar de utilizar cualquiera de los programas informáticos diseñados para ello. Una buena opción es ir incorporando una a una las herramientas informáticas para la organización que hay disponibles e ir comprobando realmente cuáles nos hacen ser más productivos. Unas en digital y otras en papel, la cuestión es mejorar en nuestro trabajo.

Sin embargo, hay un aspecto del que no podemos escapar: la gestión digital de archivos, o simplemente «gestión de archivos», porque no existe (y no debería existir) alternativa «en papel» para muchos de los documentos con los que trabajamos a diario y que han sido creados en soporte digital.

Para lograr una gestión eficaz de nuestros archivos, hay 3 cuestiones clave que podemos considerar:
1. Organización: cómo organizar todos los documentos y carpetas con los que trabajamos, definiendo jerarquías de carpetas fáciles de manejar y nombrando correctamente los archivos.
2. Sincronización: cómo asegurar que podemos acceder a los archivos en cualquier momento y lugar, evitando la duplicidad de documentos y conservando siempre una copia de seguridad.
3. Búsqueda: cómo encontrar rápidamente los archivos que buscamos, sin necesidad de recorrer todas las carpetas.

1. Organización: 7 carpetas en 5 niveles

Antes de proponer cualquier sistema de sincronización o búsqueda de archivos, el primer paso es definir un sistema de organización de todo el sistema de archivos.

En primer lugar, es recomendable crear una carpeta raíz, por ejemplo «datos», de la que «cuelguen» el resto de carpetas. Es una acción sencilla que facilitará la labor de realizar copias de seguridad posteriormente; sabemos que todos los datos importantes en el ordenador están reunidos en esta carpeta principal.

Cada uno de nosotros tiene una propia forma personal de organizar los directorios y archivos, y en este punto es difícil hacer una recomendación, porque además cada área de trabajo probablemente requerirá una forma distinta de organizar los documentos. Lo que desde luego no es aconsejable, es tener del orden de 50 carpetas dentro de otra, sencillamente porque dificulta enormemente la localización del documento que buscamos.

En mi sistema de archivos, dentro de cada carpeta, siempre intento crear 7 carpetas como máximo. Siguiendo esta regla, con 7 carpetas en 5 niveles disponemos de miles de carpetas para organizar todos los archivos, que como mucho, estarán en general a una distancia de 4 o 5 clics. Con un poco de ingenio, siempre es posible reordenar nuestros datos para que sigan esta jerarquía de carpetas.

Otro consejo es no olvidar asignar nombres descriptivos para los archivos (p.ej.: «Programación Didáctica Informática 4º ESO.pdf») o emplear códigos establecidos previamente (p.ej.: «PD-INF4ESO.pdf»). En ocasiones, por las prisas, ponemos nombres a los archivos (p.ej.: midocumento.doc) que nada dicen acerca de lo que contienen.

2. Ubicuidad: la sincronización de archivos es la clave

Otro de las cuestiones clave es poder acceder a los archivos y trabajar con ellos cómodamente desde cualquier ordenador. Una de las soluciones bastante extendida, y que desaconsejo totalmente, es el uso de una unidad externa de almacenamiento, como un pendrive USB o disco duro externo. El uso de este tipo de dispositivos para mover datos de un equipo a otro, puede provocar que tengamos distintas copias de un mismo archivo, sin poder asegurar cuál es la última versión del documento. Dejemos los lápices USB como último recurso.

La solución más práctica a este problema de acceso a los documentos pasa por la sincronización de los archivos, un proceso mediante el cual podemos disponer en varios equipos de copias de los archivos siempre actualizados a la última versión.

Uno de los servicios más eficaces para este propósito es Dropbox, que utiliza Internet como repositorio central para los archivos. Conectando cada uno de nuestros equipos (PC, netbook, móvil, etc.) a este almacén de documentos, aseguramos que disponemos de los mismos documentos en varios ordenadores con los últimos cambios realizados en cualquier de ellos. Además, esta forma de enlazar nuestro sistema de archivos con este servicio en Internet permite trabajar con los documentos de forma natural, sin necesidad de realizar las acciones extra como «descargar» y «subir» de Internet el archivo en cada modificación. Simplemente abrimos, escribimos y guardamos el documento como hacemos habitualmente. Dropbox consigue, de un modo completamente transparente para el usuario, sustituir el archivo que acabamos de modificar con la última versión. Por otro lado, si algo falla en alguno de los equipos, siempre tenemos una o varias copias de seguridad de los datos.

Dropbox está disponible para Mac OS X, MS Windows y Linux, por lo que se presenta como la solución perfecta para disponer siempre de nuestros archivos, no sólo entre diferentes equipos, sino también entre diferentes plataformas en un mismo equipo.

El servicio gratuito de Dropbox ofrece actualmente 2 GB de almacenamiento. Ofrece en su versión Pro una capacidad de 50 GB por $9,99 al mes (7,68 €) y 100 GB por $19,99 (15,38 €) al mes, con un descuento si se contrata el plan anual (el de 50 GB anual, sale por 76,15 € en lugar de 92,21 €) . Personalmente, es una inversión que merece la pena, teniendo en cuenta que es un servicio de uso diario.

Me quedaría comentar una alternativa libre a Dropbox. Se trata de Ubuntu One, instalado por defecto en la última versión de esta distribución basada en Linux. Como Dropbox, ofrece en su versión gratuita también 2 GB de almacenamiento, con una opción de suscripción para aumentar la capacidad hasta 50 GB.

3. Buscar y encontrar… al instante

La tercera de las claves para lograr una gestión eficaz del sistema de archivos es disponer de un buen sistema de búsqueda y manejo de los archivos. La forma habitual de buscar un archivo es abrir la carpeta raíz donde almacenamos los documentos e ir navegando entre las subcarpetas, para finalmente dar con el archivo. Otra forma es utilizar el buscador de archivos que viene integrado en prácticamente todos los sistemas operativos, no siempre tan eficaz como desearíamos.

Hay herramientas que facilitan estas tareas de búsqueda. Si eres usuario de Mac, una opción interesante que merece la pena probar es Quicksilver. Es una herramienta con multitud de opciones que ofrece al usuario una forma intuitiva y rápida de acceder a diferentes elementos del sistema. Si utilizas Windows o Linux, las alternativas son Colibri y Gnome Do, respectivamente. Todas ellas son aplicaciones de tipo «lanzador de aplicaciones», que se usan sólo con el teclado y que simplifican tanto la tarea de ejecutar un programa, como la de buscar y abrir un archivo. Y además de acelerar el proceso de búsqueda de los archivos, se consigue mantener el escritorio limpio de accesos directos a programas y carpetas del sistema.

Como en otras ocasiones, recomiendo leer el blog ThinkWasabi, en especial la sección Zona Quicksilver, donde encontrarás una interesante colección de artículos para exprimir al máximo esta herramienta para la productividad.

Con una organización sencilla de las carpetas y el uso de herramientas como Dropbox y Quicksilver, es más que suficiente para manejar a diario todos los documentos de una forma eficaz. Y tú, ¿qué herramientas utilizas para gestionar tus archivos?

Enlaces: Dropbox | Ubuntu One | Quicksilver |

5 áreas clave de la organización personal

No es difícil encontrar publicadas en Internet interminables listas de “herramientas TIC que todo docente debería conocer”. Además, la clasificación suele ser bastante estándar: programas para la comunicación (correo electrónico, videoconferencia, …), gestión de cursos, trabajo colaborativo, organización personal, ofimática, edición de imagen y vídeo, etc. Parece que estamos obligados a aprender a manejar docenas de programas y servicios en Internet, y sin embargo sabemos que es imposible reciclarse en nuevas tecnologías en cuestión de semanas. Entonces, ¿por dónde empezar? Personalmente recomiendo comenzar con el aprendizaje con aquellas herramientas cuyo propósito sea facilitar nuestra organización personal.

En concreto propongo 5 áreas clave de la organización personal; cinco elementos que todos seguro manejamos a diario, aunque no utilicemos siempre un soporte digital:

1. Gestión de la información. Entendida como gestión de las fuentes de información que visitamos a diario: diarios digitales, blogs educativos, boletines oficiales, la web de nuestro centro educativo, etc. Si sumamos los minutos que dedicamos a la semana a estar informado, seguro que nos planteamos también la necesidad de seleccionar bien lo que leemos, cómo y cuándo hacerlo. Una primera solución es utilizar un lector de RSS, si las publicaciones ofrecen este modo de suscripción. Para este primer punto debo recomendar Google Reader, porque si ya dispones de una cuenta GMail, estarás organizando tus lecturas en cuestión de segundos.

2. Gestión de las tareas. Ya sea con una pequeña libreta o simplemente haciendo una lista mental, seguro que cada día tienes unas cuantas “cosas que hacer” que debes revisar cada cierto tiempo. Existen métodos y programas que facilitan enormemente la labor de planificar y revisar las tareas que van surgiendo. Sobre los métodos, concretamente GTD (Getting Things Done), recomiendo leer (o mejor estudiar) cualquiera de los artículos que José Miguel Bolivar publica en su blog Optima Infinito sobre innovación y productividad, aunque una buena entrada resumen es “Todo GTD en Dos Posts”. También hay decenas de programas y servicios en Internet que permiten mantener listas de tareas, y algunos de ellos implementan incluso este método. Sobre gestores de tareas habla con frecuencia Jeroen Sangers en su blog sobre productividad “El Canasto”, aunque si tuviera que recomendar alguno tendría que hablar necesariamente de Remember The Milk o de Things.

3. Gestión de agenda. Porque una cosa son las tareas y otra bien distinta es la agenda. En ella anotamos aquellas eventos que tienen lugar en un momento determinado de un día. Podríamos decir que son tareas que tienen fecha y hora concreta. Google Calendar se presenta como una muy buen opción para organizar nuestro horario y citas semanales.

4. Gestión de documentos (digitales). Las tareas y los eventos en la agenda no van nunca solos. Prácticamente para todos ellos hay asociado algún documento que debemos leer, redactar, modificar, achivar, etc. Si queremos encontrar cada archivo cuando realmente lo necesitamos, se hace imprescindible contar con un sistema de gestión de documentos o al menos un archivador que nos permita la máxima flexibilidad para organizar nuestra documentación a nuestra medida y disponer de ella en cualquier momento y lugar. No me queda otra que hablar de Dropbox, un servicio de sincronización de archivos que ha ido incorporando recientemente algunas funcionalidades muy interesantes.

5. Gestión de notas. Doy por sentado que tienes reuniones varias veces a la semana o incluso al día. Incluso si los meetings no forman parte de tu actividad diaria, seguro que en algún momento del día anotas alguna idea en tu trabajo que luego revisas. Para la gestión de estas notas existen infinidad de programas que merece la pena probar, pero mi recomendación es Evernote, o el «almacén digital total», como lo llama Alberto Pena, especialista en organización personal y que ha escrito en varias ocasiones en su blog sobre métodos y software para la toma de notas. En especial merece echar un vistazo a su Guía de Evernote.

Probablemente estoy dejando algún punto importante fuera de la lista, pero en general, creo que habrás dado un gran paso si consigues familiarizarte con algunas de las herramientas que propongo para cada uno de las áreas clave. Google Reader, Remember The Milk, Google Calendar, Dropbox y Evernote son herramientas que personalmente utilizo a diario, que recomiendo y de las que seguro hablaré en este blog. Todas tiene un punto fuerte en común: cada una está disponible en su versión web y, mucho más importante, todas ellas cuentan con una versión para dispositivos móviles, de modo que con un simple navegador o desde tu teléfono móvil puedes empezar a organizar tu trabajo hoy mismo.