Si esto, entonces aquello: recopilando recursos de Internet con Twitter y Evernote

Lo que voy a contar le podrá parecer a alguno el colmo de la organización digital. Pero simplemente funciona.

Hace unos días me preguntaban en Twitter por qué incluyo el hashtag #wiki de vez en cuando en algunos de mis tweets.

 

La explicación es sencilla: se trata de «una marca» para aquellos artículos o recursos que encuentro en Twitter y que me interesa publicar en una wiki personal que empecé a construir a principio de curso.

Wiki

TwitterConsidero Twitter un canal de información muy efectivo. Allí reviso de un solo vistazo los titulares de noticias desde distintas fuentes de información, recibo opiniones de otros usuarios sobre los temas que me interesan y publico alguna idea o comparto algún recurso. Es el principal uso que le doy a esta popular red social.

Cuando alguno de los tweets que llegan a mi timeline me llama la atención por el motivo que sea, suelo marcarlo como favorito (Twitter incluye esta función, con la que posteriormente podemos revisar fácilmente aquello que hemos marcado con esta señal). Sin embargo, en muchas ocasiones llegan enlaces a artículos o a recursos que no solo quiero simplemente marcar, sino que además me interesa compartir en esta wiki personal donde intento organizar la casi infinita información digital que tratamos a diario.

EvernoteEn general, para todos los recursos interesantes que encuentro en Internet, sea vía Twitter u otros medios sociales, dispongo de una libreta de notas virtual en Evernote, llamada «Wiki». En ella voy añadiendo semanalmente diferentes anotaciones con los contenidos y enlaces de estos recursos que he ido descubriendo, normalmente en forma de lectura o de vídeos.

Evernote

Con el tiempo, este proceso de lectura y recopilación de recursos se ha vuelto sistemático, pero todavía era algo artesano. Así que para automatizar el proceso de «envío» de recursos interesantes de Twitter a Evernote, utilizo desde hace un tiempo una regla definida en IFTTT (If This Then That; Si Esto Entonces Aquello), un servicio en Internet que permite conectar distintas aplicaciones web (en el caso que nos ocupa: Twitter y Evernote) a través de reglas condicionales llamadas «recetas». El eslogan de este servicio: «Pon a Internet a trabajar para ti.»

IFTTTLa receta que cada día me hace la vida más fácil para recopilar lo que me interesa publicar en la wiki, simplemente «añade una nueva nota a una libreta de Evernote con nombre «wiki», con los contenidos de cada tweet que he compartido en Twitter con el hashtag #wiki y que enlaza algún recurso interesante».

De este modo, cuando semanalmente actualizo la wiki, simplemente tengo que recorrer las notas de la libreta «Wiki» en Evernote. Sé que allí está todo.

Twitter | www.twitter.com
Evernote | www.evernote.com
IFTTT | ifttt.com
Wiki personal | www.ebenimeli.org/wiki

Gestión eficaz de notas con Evernote

Una de las 5 áreas clave de la organización personal que proponía hace unas semanas es la gestión de notas. Especialmente en trabajos donde se maneja documentación y donde hay un flujo importante de información, nos vemos obligados a tomar nota de cualquier asunto en algún momento del día: anotaciones de una reunión, una lista de documentos que hay que preparar, notas sobre el desarrollo de una clase, una fecha importante, etc.

Se me ocurren cientos de situaciones en las que necesitamos «grabar» una idea en algún sitio para no olvidarla. En todas ellas lo más habitual es desenfundar nuestra agenda y una sencilla libreta (o una Moleskine para los más selectos). Sin embargo, sería interesante estudiar en cuántas de esas situaciones estamos frente a un portátil, tenemos nuestro teléfono móvil o cualquier otro dispositivo digital a mano. Si la respuesta es «en mucha ocasiones», quizá quieras plantearte cambiar tu libreta de papel por un soporte digital.

Uno de los argumentos a favor de las notas en formato papel es la disponibilidad en cualquier momento y lugar. Aunque luego veremos cómo con un teléfono móvil esto no supone problema alguno, es cierto que no siempre llevamos nuestro portátil a todas partes y lógicamente podemos pensar el cambio no merece la pena. Bien, no tiene por qué tratarse de una cambio, sino de un complemento. La idea fundamental es: usa el soporte digital para todo lo que puedas; para todo lo demás, el papel.

Aún así, en un mundo digital, hay notas que no podemos almacenar en papel. Si estamos realizando una compra de un vuelo por Internet, quizá en algún momento del proceso, nos interesa capturar una imagen de lo que estamos viendo en pantalla para no perder la información. Ya no es sólo texto lo que almacenamos en nuestras notas, sino imágenes, música y vídeo. Un buen sistema digital de gestión de notas debe facilitar también el almacenamiento de material multimedia.
No es difícil imaginar otras tantas ventajas de gestionar nuestras notas digitalmente: añadir o eliminar rápidamente una nota (para aquellos que son más rápidos con el teclado), reorganizar nuestras notas en diferentes libretas, poder modificar el texto en cualquier punto, la posibilidad de realizar búsquedas por palabras clave, reenviar las notas por email, etc. Infinidad de acciones que en formato papel son sencillamente impracticables.

Teniendo en cuenta estas características, de todos los sistemas de organización de notas, Evernote es con diferencia uno de los más recomendables, no sólo por cubrir todas estas necesidades, sino por la variedad de plataformas desde las que podemos acceder. Como comentaba, uno de los principales problemas que suele plantear un programa de notas es no poder llevarlo siempre con nosotros. Si se trata de un programa instalado en nuestro portátil, podremos trabajar con las notas solamente desde ese equipo. Evernote, sin embargo, se basa en la idea de «todo en la nube»: las notas realmente están almacenadas en Internet y tan sólo nos queda decidir cómo acceder a ellas en cada momento. De forma general, una vez hemos creado una cuenta en Evernote, podemos empezar a organizar nuestras notas de 3 formas:

1. Web. Accediendo a la web www.evernote.com e introduciendo nuestro nombre de usuario y clave, podremos escribir y organizar nuestras notas. La gran ventaja que ofrece este modo de acceso es que no importa qué sistema operativo empleamos; sólo necesitamos un navegador web.

2. Programa. Evernote está disponible como programa instalable en MS Windows y Mac OS X. Una vez descargado e instalado en nuestro ordenador, sólo nos queda iniciar sesión a través del programa y allí estarán todas nuestras anotaciones.

3. Móvil. Si dispones de un terminal con Android, un iPhone, iPad o cualquier de los dispositivos móviles en los que puedes instalarlo, podrás sacarle todo el partido a Evernote, porque si llevas tu móvil contigo, llevas también tus notas. Dejo un vídeo del funcionamiento de Evernote en Android y que es que utilizo a diario. Debo reconocer que era el elemento que me faltaba para administrar eficazmente mis notas (tiene algunas opciones de geolocalización interesantes):

No importa desde dónde accedemos a nuestras notas; cualquier nuevo elemento, cualquier cambio que realicemos, por ejemplo desde nuestro móvil, se verá reflejado cuando accedamos a ellas vía web o a través de programa. La sincronización de notas sencillamente funciona.

Sobre Evernote se habla en muchos sitios en Internet dedicados a la productividad. Recomiendo personalmente los artículos y alguno de los screencasts que Berto Pena publica en su blog ThinkWasabi.

Enlaces: Evernote | Descargar Evernote

5 áreas clave de la organización personal

No es difícil encontrar publicadas en Internet interminables listas de “herramientas TIC que todo docente debería conocer”. Además, la clasificación suele ser bastante estándar: programas para la comunicación (correo electrónico, videoconferencia, …), gestión de cursos, trabajo colaborativo, organización personal, ofimática, edición de imagen y vídeo, etc. Parece que estamos obligados a aprender a manejar docenas de programas y servicios en Internet, y sin embargo sabemos que es imposible reciclarse en nuevas tecnologías en cuestión de semanas. Entonces, ¿por dónde empezar? Personalmente recomiendo comenzar con el aprendizaje con aquellas herramientas cuyo propósito sea facilitar nuestra organización personal.

En concreto propongo 5 áreas clave de la organización personal; cinco elementos que todos seguro manejamos a diario, aunque no utilicemos siempre un soporte digital:

1. Gestión de la información. Entendida como gestión de las fuentes de información que visitamos a diario: diarios digitales, blogs educativos, boletines oficiales, la web de nuestro centro educativo, etc. Si sumamos los minutos que dedicamos a la semana a estar informado, seguro que nos planteamos también la necesidad de seleccionar bien lo que leemos, cómo y cuándo hacerlo. Una primera solución es utilizar un lector de RSS, si las publicaciones ofrecen este modo de suscripción. Para este primer punto debo recomendar Google Reader, porque si ya dispones de una cuenta GMail, estarás organizando tus lecturas en cuestión de segundos.

2. Gestión de las tareas. Ya sea con una pequeña libreta o simplemente haciendo una lista mental, seguro que cada día tienes unas cuantas “cosas que hacer” que debes revisar cada cierto tiempo. Existen métodos y programas que facilitan enormemente la labor de planificar y revisar las tareas que van surgiendo. Sobre los métodos, concretamente GTD (Getting Things Done), recomiendo leer (o mejor estudiar) cualquiera de los artículos que José Miguel Bolivar publica en su blog Optima Infinito sobre innovación y productividad, aunque una buena entrada resumen es “Todo GTD en Dos Posts”. También hay decenas de programas y servicios en Internet que permiten mantener listas de tareas, y algunos de ellos implementan incluso este método. Sobre gestores de tareas habla con frecuencia Jeroen Sangers en su blog sobre productividad “El Canasto”, aunque si tuviera que recomendar alguno tendría que hablar necesariamente de Remember The Milk o de Things.

3. Gestión de agenda. Porque una cosa son las tareas y otra bien distinta es la agenda. En ella anotamos aquellas eventos que tienen lugar en un momento determinado de un día. Podríamos decir que son tareas que tienen fecha y hora concreta. Google Calendar se presenta como una muy buen opción para organizar nuestro horario y citas semanales.

4. Gestión de documentos (digitales). Las tareas y los eventos en la agenda no van nunca solos. Prácticamente para todos ellos hay asociado algún documento que debemos leer, redactar, modificar, achivar, etc. Si queremos encontrar cada archivo cuando realmente lo necesitamos, se hace imprescindible contar con un sistema de gestión de documentos o al menos un archivador que nos permita la máxima flexibilidad para organizar nuestra documentación a nuestra medida y disponer de ella en cualquier momento y lugar. No me queda otra que hablar de Dropbox, un servicio de sincronización de archivos que ha ido incorporando recientemente algunas funcionalidades muy interesantes.

5. Gestión de notas. Doy por sentado que tienes reuniones varias veces a la semana o incluso al día. Incluso si los meetings no forman parte de tu actividad diaria, seguro que en algún momento del día anotas alguna idea en tu trabajo que luego revisas. Para la gestión de estas notas existen infinidad de programas que merece la pena probar, pero mi recomendación es Evernote, o el «almacén digital total», como lo llama Alberto Pena, especialista en organización personal y que ha escrito en varias ocasiones en su blog sobre métodos y software para la toma de notas. En especial merece echar un vistazo a su Guía de Evernote.

Probablemente estoy dejando algún punto importante fuera de la lista, pero en general, creo que habrás dado un gran paso si consigues familiarizarte con algunas de las herramientas que propongo para cada uno de las áreas clave. Google Reader, Remember The Milk, Google Calendar, Dropbox y Evernote son herramientas que personalmente utilizo a diario, que recomiendo y de las que seguro hablaré en este blog. Todas tiene un punto fuerte en común: cada una está disponible en su versión web y, mucho más importante, todas ellas cuentan con una versión para dispositivos móviles, de modo que con un simple navegador o desde tu teléfono móvil puedes empezar a organizar tu trabajo hoy mismo.