Gestión de horarios con iPad: Google Calendar + iCal

En papel o en soporte digital, la agenda es una herramienta fundamental para la organización personal. Con ella planificamos nuestra semana, anotamos eventos importantes y reorganizamos la jornada. Para el profesor se convierte en un elemento de consulta diaria, que el lunes a primera hora nos dice que cómo se presenta la semana: clases, actividades, reuniones, sustituciones, tutorías, exámenes, etc.

Hace un tiempo comentaba que no era fácil desprenderse del papel para introducir en nuestra organización diaria una agenda digital. Sin embargo el intento merece la pena. Las ventajas de usar un soporte informático para organizar, por ejemplo, nuestro horario son innumberables. Personalmente utilizo Google Calendar desde hace varios años para organizar todo tipo de eventos, tanto personales como de trabajo, y de momento no he cambiado.

Google Calendar, en su versión web presenta una interfaz muy cómoda donde podemos añadir y modificar entradas en un horario con un par de clics, o reorganizar la semana arrastrando algunos eventos. Pero no es esta la única opción de acceder a los distintos calendarios que podemos definir con con Google. También es posible sincronizar con otros programas y tener en todo momento la agenda actualizada con independencia del dispositivo que utilicemos para acceder.

Una de las opciones de sincronización más interesantes es la de Google Calendar con el programa iCal de iPad. El programa de gestión de agenda de la nueva tablet de Apple destaca sobre todo por la claridad de su interfaz gráfica y por su facilidad de uso, sin embargo, se vuelve especialmente práctico cuando podemos ver y modificar en él todos nuestros calendarios de Google.

La siguiente imagen muestra una semana cualquiera del año utilizando el programa iCal en iPad.

Los eventos de la imagen anterior corresponden con los que aparecen en los distintos calendarios de Google en la siguiente imagen.

Es decir, que en todo momento disponemos de la misma información en nuestra agenda, tanto si lo hacemos desde la página web con Google Calendar, como si accedemos al calendario desde nuestro iPad. Todo ventajas.

Pero, ¿cómo enlazar los eventos de ambos lados? Para ello accedemos en el iPad a la sección «Mail, contactos, calendarios» dentro del programa «Ajustes». Entramos en la opción «Añadir cuenta…» y se muestran varias opciones cuenta.

Pulsamos sobre «Otros» y posteriormente «Añadir cuenta CalDav». Aparecerá la siguiente ventana que solicita los datos de nuestra cuenta en Google. Completamos la información, y listo: al acceder al programa iCal podremos seleccionar que calendarios de Google deseamos mostrar en el iPad.

Manejar un horario con el iPad es realmente cómodo. Una de las ventajas de consultar nuestra agenda desde un dispositivo móvil debe ser la rapidez en la consulta y edición de eventos y, desde luego, la combinación iCal + GCalendar con el iPad lo consigue.

Enlaces: Google Calendar | iCal | iPad

La agenda digital

Un ritual se repite año tras año coincidiendo con el inicio del nuevo curso: la compra de una nueva agenda. Los hay que tienen claro el modelo y otros necesitan cambiar cada otoño, porque a la agenda del curso anterior «le faltaba algo»: más espacio para escribir, una página por día, secciones de  planning semanal y mensual, etc. En fin, parece que no hay agenda en ninguna papelería que se ajuste a las necesidades particulares de cada uno.

La agenda nos ha acompañado probablemente desde el colegio y es lógico que sea difícil desprenderse de ella para sustituirla por una digital. En este punto será difícil convencer a alguien del cambio, porque hay un componente muy personal en este objeto; la agenda es un «libro» que nos acompaña a todas partes, y que si olvidamos o extraviamos un día, somos nosotros los que estamos perdidos.

Sin embargo, estas agendas «tradicionales» presentan algunos inconvenientes, especialmente en un entorno de trabajo cada día más digital. Hay programas conocidos, que podemos instalar en el ordenador, como MS Outlook (Windows), Evolution (Linux) o iCal (Mac OS X), que han demostrado su eficacia en tareas de organización de agenda, pero que requieren en general de algún tipo de sincronización cuando queremos disponer también de nuestra agenda en otro equipo. Es por ello que voy a comentar las ventajas de gestionar una agenda en la web, como la que ofrece Google Calendar.

¿Por qué digitalizar la agenda? Ahí van algunas claves:

1. Añadir un nuevo evento es realmente fácil; basta con hacer clic sobre el propio calendario que estamos visualizando, en el día y hora concretos. Posteriormente podemos modificar multitud de propiedades: lugar, descripción, personas invitadas, privacidad del evento (si compartimos nuestra agenda con otros usuarios), repetición del evento, agenda a la que pertenece, etc.

2. Ofrece varias vistas (día, semana, mes, varios días y agenda) con opción de imprimir cada una de ellas. En una agenda de papel habría que duplicar esta información para obtener distintas vistas del calendario.

3. Podemos llevar varias agendas en una. Con Google Calendar es posible definir varias agendas (personal, trabajo, etc.) y activar y desactivar cada una de ellas, por ejemplo, para comprobar posibles coincidencias entre eventos.

4. Compartir nuestra agenda con otro usuario que también utilice Google Calendar es posible. También hay calendarios públicos (con fechas de festivos, eventos de empresas, cursos, etc.) que podemos adjuntar a nuestra agenda.

5. Google Calendar dispone de un servicio de notificaciones para cada uno de los eventos que se definen, pudiendo recibir una alerta por correo electrónico, con una ventana emergente, vía SMS, etc.

6. Adjuntar información al evento. Si disponemos de información en soporte digital sobre el evento (que nos han enviado por email, por ejemplo), bastará con copiarla en la descripción del evento.

7. Acceso directo a nuestra agenda desde dispositivos móviles, y en muchos casos, sin mecanismos de sincronización, bien con la versión móvil de Google Calendar (http://m.google.com/calendar), o bien con programas como los que incorporan los móviles con Android.

8.  Disponemos de una copia de nuestra agenda en Internet. Si tenemos problemas con nuestro PC o móvil, siempre podremos acceder desde otro equipo.

9. Integración con el gestor de tareas RTM. Si utilizas Remember The Milk para gestionar tus tareas, Google Calendar permite integrar este servicio fácilmente para ver las tareas que vencen un determinado día.

10.  Es posible ampliar la funcionalidad del calendario con los servicios disponibles en Google Calendar Labs.

11. Posibilidad de sincronizar el calendario con otros dispositivos. El proceso para sincronizar Google Calendar con otros programas en otros dispositivos es sencillo. Recientemente sincronicé con iCal en un iPad y funciona realmente bien.

12. Integración de un sistema de búsqueda. Si buscas información de una reunión que tuvo lugar hace tiempo y no recuerdas el mes y día concreto, el calendario ofrece un modo de búsqueda al estilo Google.

Al igual que la gestión digital de tareas, notas o archivos, organizar a diario tu agenda en Internet sólo puede mejorar la forma en que lo hacías hasta ahora. Al menos, el intento merece la pena.

Enlaces: Google Calendar

Foto: Moleskine Weekly Planner de ryan chamberlain

5 áreas clave de la organización personal

No es difícil encontrar publicadas en Internet interminables listas de “herramientas TIC que todo docente debería conocer”. Además, la clasificación suele ser bastante estándar: programas para la comunicación (correo electrónico, videoconferencia, …), gestión de cursos, trabajo colaborativo, organización personal, ofimática, edición de imagen y vídeo, etc. Parece que estamos obligados a aprender a manejar docenas de programas y servicios en Internet, y sin embargo sabemos que es imposible reciclarse en nuevas tecnologías en cuestión de semanas. Entonces, ¿por dónde empezar? Personalmente recomiendo comenzar con el aprendizaje con aquellas herramientas cuyo propósito sea facilitar nuestra organización personal.

En concreto propongo 5 áreas clave de la organización personal; cinco elementos que todos seguro manejamos a diario, aunque no utilicemos siempre un soporte digital:

1. Gestión de la información. Entendida como gestión de las fuentes de información que visitamos a diario: diarios digitales, blogs educativos, boletines oficiales, la web de nuestro centro educativo, etc. Si sumamos los minutos que dedicamos a la semana a estar informado, seguro que nos planteamos también la necesidad de seleccionar bien lo que leemos, cómo y cuándo hacerlo. Una primera solución es utilizar un lector de RSS, si las publicaciones ofrecen este modo de suscripción. Para este primer punto debo recomendar Google Reader, porque si ya dispones de una cuenta GMail, estarás organizando tus lecturas en cuestión de segundos.

2. Gestión de las tareas. Ya sea con una pequeña libreta o simplemente haciendo una lista mental, seguro que cada día tienes unas cuantas “cosas que hacer” que debes revisar cada cierto tiempo. Existen métodos y programas que facilitan enormemente la labor de planificar y revisar las tareas que van surgiendo. Sobre los métodos, concretamente GTD (Getting Things Done), recomiendo leer (o mejor estudiar) cualquiera de los artículos que José Miguel Bolivar publica en su blog Optima Infinito sobre innovación y productividad, aunque una buena entrada resumen es “Todo GTD en Dos Posts”. También hay decenas de programas y servicios en Internet que permiten mantener listas de tareas, y algunos de ellos implementan incluso este método. Sobre gestores de tareas habla con frecuencia Jeroen Sangers en su blog sobre productividad “El Canasto”, aunque si tuviera que recomendar alguno tendría que hablar necesariamente de Remember The Milk o de Things.

3. Gestión de agenda. Porque una cosa son las tareas y otra bien distinta es la agenda. En ella anotamos aquellas eventos que tienen lugar en un momento determinado de un día. Podríamos decir que son tareas que tienen fecha y hora concreta. Google Calendar se presenta como una muy buen opción para organizar nuestro horario y citas semanales.

4. Gestión de documentos (digitales). Las tareas y los eventos en la agenda no van nunca solos. Prácticamente para todos ellos hay asociado algún documento que debemos leer, redactar, modificar, achivar, etc. Si queremos encontrar cada archivo cuando realmente lo necesitamos, se hace imprescindible contar con un sistema de gestión de documentos o al menos un archivador que nos permita la máxima flexibilidad para organizar nuestra documentación a nuestra medida y disponer de ella en cualquier momento y lugar. No me queda otra que hablar de Dropbox, un servicio de sincronización de archivos que ha ido incorporando recientemente algunas funcionalidades muy interesantes.

5. Gestión de notas. Doy por sentado que tienes reuniones varias veces a la semana o incluso al día. Incluso si los meetings no forman parte de tu actividad diaria, seguro que en algún momento del día anotas alguna idea en tu trabajo que luego revisas. Para la gestión de estas notas existen infinidad de programas que merece la pena probar, pero mi recomendación es Evernote, o el «almacén digital total», como lo llama Alberto Pena, especialista en organización personal y que ha escrito en varias ocasiones en su blog sobre métodos y software para la toma de notas. En especial merece echar un vistazo a su Guía de Evernote.

Probablemente estoy dejando algún punto importante fuera de la lista, pero en general, creo que habrás dado un gran paso si consigues familiarizarte con algunas de las herramientas que propongo para cada uno de las áreas clave. Google Reader, Remember The Milk, Google Calendar, Dropbox y Evernote son herramientas que personalmente utilizo a diario, que recomiendo y de las que seguro hablaré en este blog. Todas tiene un punto fuerte en común: cada una está disponible en su versión web y, mucho más importante, todas ellas cuentan con una versión para dispositivos móviles, de modo que con un simple navegador o desde tu teléfono móvil puedes empezar a organizar tu trabajo hoy mismo.