Cómo empezar este curso con las TIC y no morir en el intento

En está ocasión he querido resumir algunos consejos, especialmente para profesores, pero que igualmente pueden servir para cualquiera que quiera lograr un poco de orden digital en su trabajo. Se me ocurren varias cosas (pequeñas cosas) que puedes empezar a hacer durante este primer mes de septiembre para entrar con buen pie en el “mundillo” de las TIC. Una pequeña acción, un pequeño hábito puede ser un buen comienzo para conseguir moverse como pez en el agua en la infinita lista de programas, plataformas y otros servicios de internet que van apareciendo a diario.

 

1. Deshazte de tu lápiz USB

Los lápices USB o pendrives parecen poseer la extraña propiedad de atraer todos los virus, y si no tomamos medidas, acaban infectando todo aquello que tocan. ¿Cuántas veces analizas con el antivirus tu lápiz USB? Probablemente nunca. De casa al trabajo y del trabajo a casa, intercambiamos todo tipo de virus. ¡Tira ya tu lápiz USB! (o regálaselo a algún incauto).

Este es un buen ejemplo de pequeña acción que seguro nos lleva a un gran cambio en nuestra forma de trabajar. Como regla general, se trata de utilizar el lápiz USB sólo como último recurso de emergencia, cuando ya no hay otra opción para copiar u organizar tus archivos; y te aseguro que la hay. Ya hace un tiempo que aparecieron servicios gratuitos en internet para la sincronización de archivos, como Dropbox, Ubuntu One o SugarSync. De esta forma podrás tener disponibles todos tus archivos en cualquiera de tus equipos, sea PC, portátil o móvil; y además, tendrás siempre una copia de seguridad siempre en Internet.

Y ordena tus archivos. Seguro que el 90% de los documentos que manejas a diario son en soporte digital. Antes de empezar el curso, dedica un buen rato a crear una buena organización de carpetas, con sentido común, práctica y sencilla; y sin demasiados niveles, esto es, carpetas dentro de carpetas…hasta el infinito. Evita esto último a toda costa.

2. Cuida tu correo electrónico.

Además de Aulas Virtuales y otras plataformas para el aprendizaje, el correo electrónico sigue siendo una de las herramientas de comunicación más utilizadas por profesores con alumnos y padres. Como si de cualquier circular o noticia en la web se tratara, es esencial cuidar todos los aspectos en la redacción del correo electrónico (aspectos de estilo y forma; la ortografía y gramática supondremos que es impecable…).

Probablemente dispones ya de una cuenta de correo electrónico que tu centro te ha proporcionado, del tipo usuario@micolegio.com. Asegúrate de incluir siempre una firma en cada uno de los correos electrónicos que envías. Es una cuestión de imagen. Al menos debe aparecer tu nombre completo, dirección de email, nombre, web y algún teléfono del centro. Todos los gestores de correo (Outlook, Thunderbird, Mail, etc.) cuentan con esta función, y también todos los servicios de correo webmail (GMail, Yahoo, Hotmail, etc.).

Si tu cuenta de correo electrónico, por motivos de comodidad o de espacio, está redirigida a otra cuenta de uso gratuito (es habitual GMail), configura convenientemente la cuenta para poder enviar siempre desde la dirección de correo del centro. Este último es un pequeño detalle que hay que cuidar; recibimos sin problemas los emails enviados a yo@micolegio.com, pero quizá estamos respondiendo al mensaje desde miusuario@gmail.com. Este es un error habitual (que responde a la pregunta: “¿por qué tienen mi dirección personal de email?”)

Finalmente: no olvides consultar nuevos mensajes, al menos una vez al día. Intenta adquirir el hábito.

3. Conoce la blogosfera de la educación

Suscríbete a varios blogs sobre educación y TIC, algunos de carácter general y otros de tu especialidad. La suscripción a blogs es una manera sencilla de estar al tanto de las novedades sobre recursos y actividades disponibles para aplicar las TIC en tu asignatura. Hay miles de blogs, y por tanto miles y miles de materiales que pueden ser de gran utilidad. También encontrarás reflexiones, experiencias y otros consejos como los que estás leyendo ahora mismo.

Para la suscripción, si ya dispones de una cuenta en GMail, puedes empezar con Google Reader. Busca en internet blogs sobre los temas que te interesan y organiza allí todas las lecturas. Y, créeme, la blogosfera de la educación es muy amplia; todo lo que necesitas está allí.

4. Organízate, como sea, pero… ¡organízate!

No importa qué método emplees para organizar tus tareas diarias. Simplemente busca y selecciona uno o construye el tuyo propio. Puede ser tan simple como una lista de tareas que puedas ir tachando, o tan completo (que no complejo) como conocidos métodos de productividad (GTD, ZTD, …).

Sea cual sea el método, propongo que experimentes con una versión digital del mismo. Es decir, si mantienes una simple lista de tareas, hazlo en un archivo de procesador de textos (MS Word, OpenOffice, Bloc de notas, etc.). Si te atreves con algún sistema de organización de eficacia probada, puede intentarlo con software o servicios web que permiten implementar estos métodos, como Remember The Milk (el que personalmente uso), Wunderlist, Things, etc. He probado todos ellos en distintos momentos, y son realmente buenos.

5. Prueba la agenda digital.

Ya he comentado en alguna ocasión las ventajas de gestionar nuestra agenda en la web, función que ofrecen conocidos servicios como Google Calendar. Cabe destacar la facilidad para añadir y modificar eventos, la posibilidad de combinar agendas, la opción de compartirla con otros usuarios en internet, recibir notificaciones, acceder desde nuestro móvil, integrarla con otros servicios (como de gestión de tareas), la opción de poder buscar eventos en nuestra agenda, etc.

Un paso importante en el uso de las TIC para el trabajo diario, y todo un avance en la organización personal, es el uso de una agenda en Internet. Y si el único inconveniente es no poder acceder a nuestros datos cuando no disponemos de conexión a internet, este es un asunto que ya está más que resuelto con muchos de los servicios que ofrecen la función de agenda.

6. Pon a punto tu portátil

Si vas a empezar a utilizar tu portátil en tus clases,  antes de empezar, asegúrate de que todo funciona. Es más que recomendable hacer un poco de limpieza en el sistema con cierta frecuencia, sea este un sistema Windows, Linux, Mac o cualquier otro. Y si tienes oportunidad de reinstalar todo el sistema, tu equipo lo agradecerá (un formateo es siempre la limpieza más efectiva). Es imprescindible que el sistema funcione a la perfección para que el uso de portátil en el aula sean todo ventajas.

Comprueba que tienes instalados todos los programas que puedas necesitar, al menos para las próximas semanas. Mantén el orden de tus archivos en tu equipo, al menos de los que te verás obligado a mostrar en clase. Tu escritorio es un reflejo de tu organización personal.

¿Tienes todos los cables necesarios para usar tu equipo en el aula? Comprueba días antes, si puedes, que el proyector funciona correctamente con tu portátil, que la resolución es la correcta y que las presentaciones y programas se muestran sin problemas. Si tu centro dispone de Wi-Fi, comprueba que tu equipo está correctamente configurado para acceder a Internet y que puedes establecer conexión de forma regular.

7. Networking… ¡conéctate!

Gran parte de lo que aprenderás a partir de ahora lo encontrarás leyendo en la web. No te quedes ahí; ve un paso más allá y participa activamente comentando en los blogs que has empezado a leer. Busca grupos e hilos de discusión en las redes sociales (Facebook, Google+, etc.) a los que te interese unirte y empieza a opinar, comentar y compartir. De eso se trata la Web 2.0. Leer y participar con frecuencia en los blogs, a la larga, produce el mismo efecto en muchos usuarios: acaban abriendo uno. Tú también puedes tener un blog.

Y si por momento el proyecto de blog se queda grande (no veo ninguna razón), nada te impide crear una cuenta en Twitter y compartir lo mismo en menos de 140 caracteres. Contacta con otros docentes y profesionales de la educación. Existen “listas en Twitter» que reúnen a cientos y miles de profesores con las mismas inquietudes que tú. Comparte, comparte y comparte.

8. Mete este año un pingüino en tu ordenador

Si no lo has hecho todavía, ya es hora: instala Linux en tu ordenador. Aunque no tengas intención de llevar a cabo ningún proyecto con él, ni utilizarlo para tu trabajo diario, instálalo. Desde luego, si no lo tienes, nunca tendrás la curiosidad de “jugar” un rato con él. Se suele empezar los primeros días navegando, luego manejando tus primeros archivos y, sin darte cuenta, con el tiempo terminarás haciendo prácticamente todas tus tareas con este sistema operativo libre. Para empezar recomiendo Ubuntu o un sistema similar.

(Nota: la mascota de Linux es TuX, un pingüino)

9. Paso a paso

Planifica lo que vas a aprender. En general, cuando profundizamos un poco en las TIC, nos muestran infinitas listas de programas y posibilidades, y es normal que no sepamos muy bien por dónde empezar, pensando que no seremos capaces de aprenderlas todas. Sencillo: haz una lista y empieza por la primera.

Paso a paso. Puedes empezar, por ejemplo, anotando en una lista un proyecto para cada mes. «En septiembre organizo mis archivos en internet» — me deshago de mi pendrive—, «en octubre resuelvo dudas sobre el procesador de textos«, «en diciembre me atrevo a usar Linux« (que previamente has instalado a principio de curso) para algunas tareas, como navegar y escribir algunos documentos, «en enero centro mi atención en recursos y uso de la Pizarra Digital Interactiva» (PDI), «en febrero asisto a algún curso de formación por cuenta propia» (los hay presenciales y virtuales, y muchos son gratuitos), «en marzo abro un blog» (WordPress, Blogger), etc.

Y sé realista; recuerda que «el que mucho abarca poco aprieta».

10. Busca un tutor TIC

Seguro que hay alguien dispuesto a echarte una mano con esto de las TIC. Siempre hay algún amigo o compañero a quien no le importa resolver las pequeñas dudas y seguramente disfruta haciéndolo. En esto de la informática, se empieza siempre de la mano de alguien. Con el tiempo, uno termina soltándose y empieza a investigar y aprender por sí mismo. Busca un tutor para este curso 2011/12.

5 áreas clave de la organización personal

No es difícil encontrar publicadas en Internet interminables listas de “herramientas TIC que todo docente debería conocer”. Además, la clasificación suele ser bastante estándar: programas para la comunicación (correo electrónico, videoconferencia, …), gestión de cursos, trabajo colaborativo, organización personal, ofimática, edición de imagen y vídeo, etc. Parece que estamos obligados a aprender a manejar docenas de programas y servicios en Internet, y sin embargo sabemos que es imposible reciclarse en nuevas tecnologías en cuestión de semanas. Entonces, ¿por dónde empezar? Personalmente recomiendo comenzar con el aprendizaje con aquellas herramientas cuyo propósito sea facilitar nuestra organización personal.

En concreto propongo 5 áreas clave de la organización personal; cinco elementos que todos seguro manejamos a diario, aunque no utilicemos siempre un soporte digital:

1. Gestión de la información. Entendida como gestión de las fuentes de información que visitamos a diario: diarios digitales, blogs educativos, boletines oficiales, la web de nuestro centro educativo, etc. Si sumamos los minutos que dedicamos a la semana a estar informado, seguro que nos planteamos también la necesidad de seleccionar bien lo que leemos, cómo y cuándo hacerlo. Una primera solución es utilizar un lector de RSS, si las publicaciones ofrecen este modo de suscripción. Para este primer punto debo recomendar Google Reader, porque si ya dispones de una cuenta GMail, estarás organizando tus lecturas en cuestión de segundos.

2. Gestión de las tareas. Ya sea con una pequeña libreta o simplemente haciendo una lista mental, seguro que cada día tienes unas cuantas “cosas que hacer” que debes revisar cada cierto tiempo. Existen métodos y programas que facilitan enormemente la labor de planificar y revisar las tareas que van surgiendo. Sobre los métodos, concretamente GTD (Getting Things Done), recomiendo leer (o mejor estudiar) cualquiera de los artículos que José Miguel Bolivar publica en su blog Optima Infinito sobre innovación y productividad, aunque una buena entrada resumen es “Todo GTD en Dos Posts”. También hay decenas de programas y servicios en Internet que permiten mantener listas de tareas, y algunos de ellos implementan incluso este método. Sobre gestores de tareas habla con frecuencia Jeroen Sangers en su blog sobre productividad “El Canasto”, aunque si tuviera que recomendar alguno tendría que hablar necesariamente de Remember The Milk o de Things.

3. Gestión de agenda. Porque una cosa son las tareas y otra bien distinta es la agenda. En ella anotamos aquellas eventos que tienen lugar en un momento determinado de un día. Podríamos decir que son tareas que tienen fecha y hora concreta. Google Calendar se presenta como una muy buen opción para organizar nuestro horario y citas semanales.

4. Gestión de documentos (digitales). Las tareas y los eventos en la agenda no van nunca solos. Prácticamente para todos ellos hay asociado algún documento que debemos leer, redactar, modificar, achivar, etc. Si queremos encontrar cada archivo cuando realmente lo necesitamos, se hace imprescindible contar con un sistema de gestión de documentos o al menos un archivador que nos permita la máxima flexibilidad para organizar nuestra documentación a nuestra medida y disponer de ella en cualquier momento y lugar. No me queda otra que hablar de Dropbox, un servicio de sincronización de archivos que ha ido incorporando recientemente algunas funcionalidades muy interesantes.

5. Gestión de notas. Doy por sentado que tienes reuniones varias veces a la semana o incluso al día. Incluso si los meetings no forman parte de tu actividad diaria, seguro que en algún momento del día anotas alguna idea en tu trabajo que luego revisas. Para la gestión de estas notas existen infinidad de programas que merece la pena probar, pero mi recomendación es Evernote, o el «almacén digital total», como lo llama Alberto Pena, especialista en organización personal y que ha escrito en varias ocasiones en su blog sobre métodos y software para la toma de notas. En especial merece echar un vistazo a su Guía de Evernote.

Probablemente estoy dejando algún punto importante fuera de la lista, pero en general, creo que habrás dado un gran paso si consigues familiarizarte con algunas de las herramientas que propongo para cada uno de las áreas clave. Google Reader, Remember The Milk, Google Calendar, Dropbox y Evernote son herramientas que personalmente utilizo a diario, que recomiendo y de las que seguro hablaré en este blog. Todas tiene un punto fuerte en común: cada una está disponible en su versión web y, mucho más importante, todas ellas cuentan con una versión para dispositivos móviles, de modo que con un simple navegador o desde tu teléfono móvil puedes empezar a organizar tu trabajo hoy mismo.