5 áreas clave de la organización personal

No es difícil encontrar publicadas en Internet interminables listas de “herramientas TIC que todo docente debería conocer”. Además, la clasificación suele ser bastante estándar: programas para la comunicación (correo electrónico, videoconferencia, …), gestión de cursos, trabajo colaborativo, organización personal, ofimática, edición de imagen y vídeo, etc. Parece que estamos obligados a aprender a manejar docenas de programas y servicios en Internet, y sin embargo sabemos que es imposible reciclarse en nuevas tecnologías en cuestión de semanas. Entonces, ¿por dónde empezar? Personalmente recomiendo comenzar con el aprendizaje con aquellas herramientas cuyo propósito sea facilitar nuestra organización personal.

En concreto propongo 5 áreas clave de la organización personal; cinco elementos que todos seguro manejamos a diario, aunque no utilicemos siempre un soporte digital:

1. Gestión de la información. Entendida como gestión de las fuentes de información que visitamos a diario: diarios digitales, blogs educativos, boletines oficiales, la web de nuestro centro educativo, etc. Si sumamos los minutos que dedicamos a la semana a estar informado, seguro que nos planteamos también la necesidad de seleccionar bien lo que leemos, cómo y cuándo hacerlo. Una primera solución es utilizar un lector de RSS, si las publicaciones ofrecen este modo de suscripción. Para este primer punto debo recomendar Google Reader, porque si ya dispones de una cuenta GMail, estarás organizando tus lecturas en cuestión de segundos.

2. Gestión de las tareas. Ya sea con una pequeña libreta o simplemente haciendo una lista mental, seguro que cada día tienes unas cuantas “cosas que hacer” que debes revisar cada cierto tiempo. Existen métodos y programas que facilitan enormemente la labor de planificar y revisar las tareas que van surgiendo. Sobre los métodos, concretamente GTD (Getting Things Done), recomiendo leer (o mejor estudiar) cualquiera de los artículos que José Miguel Bolivar publica en su blog Optima Infinito sobre innovación y productividad, aunque una buena entrada resumen es “Todo GTD en Dos Posts”. También hay decenas de programas y servicios en Internet que permiten mantener listas de tareas, y algunos de ellos implementan incluso este método. Sobre gestores de tareas habla con frecuencia Jeroen Sangers en su blog sobre productividad “El Canasto”, aunque si tuviera que recomendar alguno tendría que hablar necesariamente de Remember The Milk o de Things.

3. Gestión de agenda. Porque una cosa son las tareas y otra bien distinta es la agenda. En ella anotamos aquellas eventos que tienen lugar en un momento determinado de un día. Podríamos decir que son tareas que tienen fecha y hora concreta. Google Calendar se presenta como una muy buen opción para organizar nuestro horario y citas semanales.

4. Gestión de documentos (digitales). Las tareas y los eventos en la agenda no van nunca solos. Prácticamente para todos ellos hay asociado algún documento que debemos leer, redactar, modificar, achivar, etc. Si queremos encontrar cada archivo cuando realmente lo necesitamos, se hace imprescindible contar con un sistema de gestión de documentos o al menos un archivador que nos permita la máxima flexibilidad para organizar nuestra documentación a nuestra medida y disponer de ella en cualquier momento y lugar. No me queda otra que hablar de Dropbox, un servicio de sincronización de archivos que ha ido incorporando recientemente algunas funcionalidades muy interesantes.

5. Gestión de notas. Doy por sentado que tienes reuniones varias veces a la semana o incluso al día. Incluso si los meetings no forman parte de tu actividad diaria, seguro que en algún momento del día anotas alguna idea en tu trabajo que luego revisas. Para la gestión de estas notas existen infinidad de programas que merece la pena probar, pero mi recomendación es Evernote, o el «almacén digital total», como lo llama Alberto Pena, especialista en organización personal y que ha escrito en varias ocasiones en su blog sobre métodos y software para la toma de notas. En especial merece echar un vistazo a su Guía de Evernote.

Probablemente estoy dejando algún punto importante fuera de la lista, pero en general, creo que habrás dado un gran paso si consigues familiarizarte con algunas de las herramientas que propongo para cada uno de las áreas clave. Google Reader, Remember The Milk, Google Calendar, Dropbox y Evernote son herramientas que personalmente utilizo a diario, que recomiendo y de las que seguro hablaré en este blog. Todas tiene un punto fuerte en común: cada una está disponible en su versión web y, mucho más importante, todas ellas cuentan con una versión para dispositivos móviles, de modo que con un simple navegador o desde tu teléfono móvil puedes empezar a organizar tu trabajo hoy mismo.