Las ventajas de una gestión digital de las tareas

Uno de los cambios más importantes en organización personal se produce cuando damos el paso del papel al ordenador para organizar nuestra lista de tareas diarias. Todos hemos utilizado en algún momento un bloc de notas para anotar una “lista de cosas que hacer” y que hemos ido marcando a medida que las hemos ido terminando. Yo hice el cambio al “modo digital” hace ya algunos años y, desde luego, me resultaría imposible volver al papel.

De momento no voy a entrar en detalles sobre la variedad de programas y métodos para la organización (digital) de las tareas. Me parece mucho más importante intentar convencerte de que el cambio puede merecer la pena, comentando algunas de las ventajas que puede tener una organización informatizada de las tareas. Si todavía eres de los que utiliza libreta y bolígrafo, sigue leyendo; comprobarás que las posibilidades de un gestor (digital) de tareas difícilmente pueden simularse con un bloc de notas:

1. Introducción de tareas mucho más eficaz. Hasta ahora no organizabas tus tareas con un ordenador, pero seguro que utilizas uno con bastante frecuencia (ahora mismo leyendo este artículo desde el navegador). Si tienes cierta práctica con algún programa informático (procesador de textos, correo electrónico, etc.), introducir una nueva tarea a golpe de tecla acaba siendo mucho más rápido que hacerlo escribiendo a mano en una libreta. Y lo más importante, una vez en formato digital, las posibilidades son infinitas.
2. Asignación de prioridad a las tareas. El problema de mantener una lista de tareas con lápiz y papel es siempre la dificultad para hacer cambios, por ejemplo para ordenar la lista de tareas según prioridad (alta, media, baja). Los gestores de tareas suelen disponer de esta opción para asignar una prioridad y poder cambiarla con un simple clic de ratón.
3. Asignación de fechas de vencimiento y posposición de tareas. Con el “modo papel y lápiz” surgen ciertos problemas a la hora de asignar o modificar una fecha de vencimiento a una tarea. El principal inconveniente es que no podemos hacer un uso inteligente de esta información, como puede ser listar las tareas que cumplen un cierto criterio (por ejemplo, “tareas que vencen en cinco días”).
4. Tareas que se repiten con cierta frecuencia. Resulta difícil reflejar en papel una tarea que se repite, y que probablemente tiene una fecha de vencimiento periódica, cada día o cada semana. Quizá la pasaríamos por alto en el momento de consultar la lista completa. Los programas informáticos son capaces de automatizar este tipo de tareas, algunos de ellos con todo el nivel de detalle que podamos imaginar (“cada martes”, “cada 4 días”, “los lunes y miércoles”, etc.).
5. Etiquetado de tareas. Asignar palabras clave a cada una de las tareas, principalmente va a permitir filtrar en cualquier momento una extensa lista de tareas dependiendo de nuestra disponibilidad. Por ejemplo, si estamos al lado del teléfono y todas las tareas relacionadas con llamadas telefónicas están convenientemente etiquetadas, haciendo clic sobre la etiqueta “email”, conseguiremos mostrar sólo aquellas tareas que impliquen el uso del teléfono. Con un poco de imaginación, son cientos las posibilidades del etiquetado de tareas (nombres de personas, asignaturas del colegio, lugares concretos de un edificio, etc.)
6. Ubicaciones o contextos. Realizar una gestión digital de las tareas, probablemente va a provocar que en pocos días tengamos un número elevado de ellas. Y, ¿qué interés podemos tener en llevarnos al trabajo las lista de tareas que sólo podemos realizar en casa? Un buen sistema digital de gestión de tareas ofrece la posibilidad de agrupar las tareas por contexto (o ubicación), de forma que podamos hacer de primeras una clara separación de las obligaciones personales (casa), los compromisos profesionales (lugar de trabajo) o las de ocio (centro de ciudad).
7. Listas de tareas. Una opción bastante desarrollada en los gestores de tareas son las listas de tareas, la posibilidad de organizar las tareas en lista diferentes, por ejemplo, según si son asuntos personales o de trabajo. También podemos hacerlo con una libreta, pero de nuevo surge el problema de no poder mover fácilmente tareas de una lista a otra. Tal es la utilidad del uso de listas, que muchos programas o servicios en Internet han mejorado la gestión de listas permitiendo la creación de “listas inteligentes” (smart lists). Estas permiten mostrar las tareas que cumplen un determinado criterio considerando todos las características de prioridad, vencimiento, frecuencia, etiquetado y contexto comentadas anteriormente. Por ejemplo: “tareas relacionadas con llamadas telefónicas que vencen en los próximos tres días, que tengan prioridad alta y que sólo pueda realizar desde el lugar de trabajo.”
8. Tareas compartidas. En muchas ocasiones las tareas no dependen sólo de nosotros, están compartidas con otros compañeros, bien las delegamos o bien nos son asignadas. En cualquiera de los casos, disponer de una opción para compartir tareas entre los miembros de un equipo puede marcar la diferencia entre la descoordinación absoluta y la gestión eficiente de un proyecto.

Si después de leer alguno de los puntos anteriores has decidido empezar a informatizar tus tareas, sigue atento al blog: en breve propondré una lista de programas y servicios en Internet diseñados para ello y que merece la pena probar. Y si eres de los que ya hicieron el cambio, ¿qué otras ventajas crees que puede tener una gestión digital de las tareas?