Gestión eficaz de notas con Evernote

Una de las 5 áreas clave de la organización personal que proponía hace unas semanas es la gestión de notas. Especialmente en trabajos donde se maneja documentación y donde hay un flujo importante de información, nos vemos obligados a tomar nota de cualquier asunto en algún momento del día: anotaciones de una reunión, una lista de documentos que hay que preparar, notas sobre el desarrollo de una clase, una fecha importante, etc.

Se me ocurren cientos de situaciones en las que necesitamos «grabar» una idea en algún sitio para no olvidarla. En todas ellas lo más habitual es desenfundar nuestra agenda y una sencilla libreta (o una Moleskine para los más selectos). Sin embargo, sería interesante estudiar en cuántas de esas situaciones estamos frente a un portátil, tenemos nuestro teléfono móvil o cualquier otro dispositivo digital a mano. Si la respuesta es «en mucha ocasiones», quizá quieras plantearte cambiar tu libreta de papel por un soporte digital.

Uno de los argumentos a favor de las notas en formato papel es la disponibilidad en cualquier momento y lugar. Aunque luego veremos cómo con un teléfono móvil esto no supone problema alguno, es cierto que no siempre llevamos nuestro portátil a todas partes y lógicamente podemos pensar el cambio no merece la pena. Bien, no tiene por qué tratarse de una cambio, sino de un complemento. La idea fundamental es: usa el soporte digital para todo lo que puedas; para todo lo demás, el papel.

Aún así, en un mundo digital, hay notas que no podemos almacenar en papel. Si estamos realizando una compra de un vuelo por Internet, quizá en algún momento del proceso, nos interesa capturar una imagen de lo que estamos viendo en pantalla para no perder la información. Ya no es sólo texto lo que almacenamos en nuestras notas, sino imágenes, música y vídeo. Un buen sistema digital de gestión de notas debe facilitar también el almacenamiento de material multimedia.
No es difícil imaginar otras tantas ventajas de gestionar nuestras notas digitalmente: añadir o eliminar rápidamente una nota (para aquellos que son más rápidos con el teclado), reorganizar nuestras notas en diferentes libretas, poder modificar el texto en cualquier punto, la posibilidad de realizar búsquedas por palabras clave, reenviar las notas por email, etc. Infinidad de acciones que en formato papel son sencillamente impracticables.

Teniendo en cuenta estas características, de todos los sistemas de organización de notas, Evernote es con diferencia uno de los más recomendables, no sólo por cubrir todas estas necesidades, sino por la variedad de plataformas desde las que podemos acceder. Como comentaba, uno de los principales problemas que suele plantear un programa de notas es no poder llevarlo siempre con nosotros. Si se trata de un programa instalado en nuestro portátil, podremos trabajar con las notas solamente desde ese equipo. Evernote, sin embargo, se basa en la idea de «todo en la nube»: las notas realmente están almacenadas en Internet y tan sólo nos queda decidir cómo acceder a ellas en cada momento. De forma general, una vez hemos creado una cuenta en Evernote, podemos empezar a organizar nuestras notas de 3 formas:

1. Web. Accediendo a la web www.evernote.com e introduciendo nuestro nombre de usuario y clave, podremos escribir y organizar nuestras notas. La gran ventaja que ofrece este modo de acceso es que no importa qué sistema operativo empleamos; sólo necesitamos un navegador web.

2. Programa. Evernote está disponible como programa instalable en MS Windows y Mac OS X. Una vez descargado e instalado en nuestro ordenador, sólo nos queda iniciar sesión a través del programa y allí estarán todas nuestras anotaciones.

3. Móvil. Si dispones de un terminal con Android, un iPhone, iPad o cualquier de los dispositivos móviles en los que puedes instalarlo, podrás sacarle todo el partido a Evernote, porque si llevas tu móvil contigo, llevas también tus notas. Dejo un vídeo del funcionamiento de Evernote en Android y que es que utilizo a diario. Debo reconocer que era el elemento que me faltaba para administrar eficazmente mis notas (tiene algunas opciones de geolocalización interesantes):

No importa desde dónde accedemos a nuestras notas; cualquier nuevo elemento, cualquier cambio que realicemos, por ejemplo desde nuestro móvil, se verá reflejado cuando accedamos a ellas vía web o a través de programa. La sincronización de notas sencillamente funciona.

Sobre Evernote se habla en muchos sitios en Internet dedicados a la productividad. Recomiendo personalmente los artículos y alguno de los screencasts que Berto Pena publica en su blog ThinkWasabi.

Enlaces: Evernote | Descargar Evernote